Last Planner System. Lo que he aprendido en las últimas dos semanas

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Si me has estado siguiendo en redes sociales estas dos últimas semanas te habrás hartado de verme con construcciones de Lego y de Playmobil, pero no, no me he pasado las dos semanas jugando, he estado aprendiendo.

He tenido la suerte de poder asistir a dos talleres sobre Lean Construction y planificación colaborativa con Last Planner System, además con dos cracks sobre el tema como son Juan Felipe Pons Achell y Alan Mossman, uno de ellos en el Colegio de Arquitectos Técnicos de Valencia y el otro organizado por el ITeC de Cataluña, al que pude asistir gracias a los amigos de Bimetric Lab.

La verdad es que es complicado en el sector de la construcción llevar una planificación al día, sobretodo cuando eres el único que le da importancia a su seguimiento, por lo que los diagramas de Gantt que tanto curro suelen llevar, acaban convirtiéndose en una bonita decoración en la caseta de obra a la que nadie le hace caso.

– «La obra es imprevisible«, dicen unos.

– «No se puede planificar lo que van a tardar en hacerte los trabajos las subcontratas«, dicen otros.

Así podría estar todo el post compartiendo frases que seguro que te suenan y que muchos las utilizan como excusa para no cumplir con una planificación en las obras.

Pues tras haber asistido a los talleres puedo decir que ES POSIBLE, que se puede planificar una obra y además cumplir con la planificación, al menos en una alto grado, pero sobretodo conseguiremos un salvar una dificultad que suele encarecer las obras… Los imprevistos.

¿En qué consiste Last Planner System?

No creo que sea este el sitio donde ponerme a explicar lo que he podido aprender en tres días de talleres, no cabe y además no es el formato adecuado para poder entrar en detalle, pero para que te vayas haciendo una idea sí que puedo contarte que Last Planner System se trata de una forma de planificar colaborativa en la que se empieza a planificar por el final.

A ver, aclaro estos dos puntos que acabo de comentar.

Lo primero que llama la atención es lo de planificación colaborativa.

Sí, es lo que piensas, trata de alcanzar una planificación contando con la colaboración de TODOS los agentes que intervienen en la obra.  Dirección de obra, contrata principal, subcontratas… incluso el promotor puede jugar un papel fundamental a la hora de implantar Last Planner System en una obra.

Hasta ahora, cuando un técnico se ponía delante de una hoja en blanco para sacar la planificación de una obra no hacía más que suposiciones.  Sí, trazaba precedencias, dependencias, hitos y plazos a cumplir, pero no contaba con algo fundamental… El compromiso de las partes.

Cada uno de los contratistas y subcontratistas (al menos la mayoría de los que participan) deben implicarse en la planificación, aportando sus tiempos y recursos que van a disponer y además anticipando las necesidades que condicionan su trabajo, de manera que se puedan solucionar antes de que entren en la obra.

Esto es lo que lleva al segundo punto que he mencionado, empezar a planificar por el final.

¿Cual es la última actividad necesaria antes de dar por finalizada la obra?

¿Qué necesita esa actividad para poder entrar a trabajar en la obra?  Es decir, que tiene que tener terminado el que le precede.

¿Y el que precede al último? ¿Qué necesita?

¿Y el anterior?

Así, de atrás hacia adelante, cada uno de los oficios van indicando la duración de sus trabajos y sus necesidades, de manera que no es el planificador el que realmente planifica, sino que la planificación va saliendo sola según las contratas y subcontratas van aportando su parte.

Es una manera un tanto simplona de explicar el sistema, evidentemente todo esto tiene sus matices, pero a grandes rasgos es lo que pretende el Last Planner System.

Esto sería una primera reunión con los intervinientes en la obra, la llamada Pull Session en la que se realiza esta primera planificación general de toda la obra, pero sin detallar apenas cada una de las partes.

Evidentemente, el hecho de que las partes participen en la planificación requiere implicación, lo que a su vez lleva a tener un mayor compromiso con el resto de contratistas.  Es uno mismo el que dice lo que va a hacer, cuando lo va a hacer, en cuanto tiempo y lo que necesita para hacerlo, por lo que se está comprometiendo delante de los demás a cumplir lo que dice, así como los demás también se comprometen para que él pueda cumplir con su trabajo.

De ahí lo de planificación colaborativa.  todos participan, todos se comprometen, todos se implican.  En definitiva, todos reman en el mismo sentido.

Luego vendría la planificación a seis semanas vista (u ocho, o cuatro o las que sean necesarias según experiencia y tipo de obra) en la que se detallan las restricciones que tendría cada oficio para poder arrancar y se planifica la resolución de las mismas, de manera que cuando le toque entrar a la obra lo tanga todo listo y no tenga que perder tiempo en empezar.

Detalles sin definir en proyecto, materiales en obra acopiados, permisos resueltos, coordinación con otras contratas… son algunas de las restricciones que pueden impedir el comienzo del trabajo de una contrata en la fecha acordada.

Evidentemente esto a las contratas y subcontratas les gusta, no tener esperas por culpa de terceros.

Los ajustes de tiempos se realizan en la planificación semanal.

Todas las semanas (o con la periodicidad definida) se reúnen las contratas implicadas en el trabajo de esa semana, así como los implicados en las seis semanas siguientes.  Los primeros, los que van a entrar o están trabajando dentro de la semana siguiente tienen la misión de ajustar sus tiempos, ajustar solapes, planificar tajos para no interferir los de otros.  En definitiva se hace una planificación pormenorizada de los trabajos a realizar, pero de nuevo se planifica por parte de los que los van a realizar y además hablando unos con otros para poder coordinarse e incluso colaborar entre ellos.

En estas reuniones se debe además ajustar y corregir la planificación de la semana anterior, corrigiendo los errores que se pudieran haber cometido de planificación, ajustando tiempos de tareas que no se pudieron llevar a cabo o incluso optimizando los tiempos de las tareas que se repiten, ya que se conoce el resultado de la semana anterior y por tanto se puede mejorar.

Hay un componente muy importante en estas reuniones semanales que es el de la medición de resultados y mejora continua.  Se mide el grado de cumplimiento de la planificación de la semana anterior y se sacan conclusiones de los fallos de planificación cometidos, de las causas que llevaron a cometerlos, pero si culpar a nadie, simplemente sacando conclusiones que permitan corregir y mejorar la planificación.

Imagen vía @luisllanos

Con las conclusiones que se obtienen de esta medición de resultados se ajusta la planificación de la siguiente semana y así durante toda la obra.

Además, durante estas reuniones se comprueban las restricciones que afectan a las actividades que se van a realizar dentro de las seis semanas siguientes, de manera que se van tachando las que ya se han resuelto y esa tarea ya se puede planificar para ser ejecutada, nada impide que comience.

Sin embargo, en otras ocasiones las restricciones previstas no se habrán resuelto o bien habrán surgido otras restricciones nuevas, por lo que habrá tareas que seguirán condicionadas.  No se planificará su inicio hasta que no tengan sus restricciones resueltas, ya que sería una tontería planificar un inicio que no va a poder llevarse a cabo.

Lo bueno del sistema es que no se da uno cuenta de que no puede empezar en el mismo momento en que tiene que entrar a trabajar (con la consiguiente pérdida de tiempo) sino que se puede saber con semanas de antelación y por lo tanto se eliminan esas pérdidas de tiempo.

Me van a tener que perdonar los expertos en el tema por la simplificación que he hecho del sistema, pero he intentado explicarlo de una manera que se entienda la idea, pero sin profundizar.  Espero que lo haya conseguido.

¿Qué hicimos en los talleres?

Como comentaba al principio, todo esto ha surgido por la oportunidad de asistir a los talleres que he mencionado.  La verdad es que ha sido muy interesante poder aprender de una manera práctica lo que he tratado de explicar en el punto anterior, ya que de haber sido clases teóricas, creo que no habría aprendido ni una pequeña parte de lo que finalmente me he llevado.

Para ambos talleres se han organizado equipos de trabajo.  Bueno, más que equipos, cada uno de nosotros cumplimos un rol en la construcción de una casa.  Unos eran estructuristas, otros tabiqueros, otros instaladores… en definitiva éramos contratas y subcontratas.

Como te puedes imaginas, no hicimos una casa de verdad, sino que utilizamos piezas de Lego y de Playmobil para simular la construcción de la casa.

La primera vez que la hicimos tratamos de planificarnos sin saber todavía nada sobre Last Planner System.  Algunos se imaginaron sus tiempos, los tiempos de los demás, cuando íbamos a entrar, quién iría detrás de nosotros, pero el resultado dejaba bastante que desear.

no se cumplió el plazo estipulado por el promotor, hubo errores en el resultado final, parones durante la obra (montaje de la casa), necesidad de desmontar piezas para poder montar otras… en definitiva, plasm´ço con bastante acierto lo que ocurre en una obra real.

Lo curioso es que sucedió prácticamente lo mismo en ambos talleres, a pesar de no estar organizados por los mismos docentes.  Algo indica esto.

A continuación se explicó el sistema de planificación colaborativa, se dieron pautas, se organizó la sesión Pull en la que todos los roles participaron aportando la experiencia que se había adquirido en el primer montaje.

Se pasó a la planificación semanal y a continuación se volvió a iniciar el montaje, pero en esta ocasión parando el tiempo cada vez que se cumplía una semana (en realidad unos minutos, que representaban la semana)

Ya en la primera semana nos dimos cuenta de que la planificación estaba mal.  Sí, mal, directamente.  No se cumplió en ninguno de los dos talleres con la previsión, pero ahí viene la gracia del sistema… Corregimos.

Efectivamente.  Parar y poder observar de manera objetiva lo que habíamos hecho mal nos permitió corregir esos errores y mejorar nuestra manera de afrontar el montaje, lo que se acabó traduciendo en que mejoramos en mucho el tiempo de montaje previsto y, lo que es más importante, no hubieron fallos durante el montaje, ya que cada uno sabía de antemano lo que tenía que hacer, cómo lo tenía que hacer, en el orden que lo tenía que hacer y el tiempo que tenía para hacerlo.

Tengo que decir que no solo éramos técnicos en estos talleres, sino que también había contratistas e incluso algunas personas que eran subcontratas, con sus propios oficios.  Lo digo para que quede claro que no fue esto un ejercicio de «mesa de despacho» imposible de trasladar a la obra, sino que los que están día a día a pié de obra también estuvieron presentes en los talleres y salieron encantados, deseando aplicarlo.

Como ves, yo también salí encantado y con unas ganas increíbles de poder aplicarlo.

Por cierto, alguno puede pensar que en realidad esto no sale de los talleres, pero en ellos tuve el gusto de conocer compañeros que ya lo están aplicando en sus obras con muy buenos resultados, como Xavier Pallás o Manuel Caro, que lo aplica desde su función como jefe de obra y nos lo cuenta en su blog de Gestión de Obras.

¿Para quién considero que está indicado Last Planner System?

Ah ¿pero no sirve para todos?

Bueno, sí, pero con matices.  Te cuento.

Por ejemplo, para mi, como figura de dirección de ejecución de obras no tiene una aplicación directa, o al menos es de complicada aplicación, ya que no tengo capacidad real de imponer esta forma de trabajo en mis obras, no es mi función.  Por mucho que yo me empeñe esto requiere que todos quieran hacerlo, por lo tanto no tengo la capacidad directa de aplicarlo.

Ahora bien, sí que tengo la capacidad de mostrar el sistema al cliente para que lo requiera en su pliego de licitación, o bien puedo mostrarlo al contratista principal y ayudarle a aplicarlo.  En definitiva, de momento me veo con la labor de evangelizador y de apoyo para aquel que quiera probar.

¿A quién se lo recomendaría?

Si tuviera que filtrar a quién le sugeriría la implantación de este sistema de trabajo sería sin duda a contratas, pequeñas o medianas, con equipos de trabajo propios o que cuenten con subcontratas estables, es decir, que suelan trabajar casi siempre con las mismas contratas y por lo tanto ya se conozcan.

Desde luego deberían tener claras las ventajas y la necesidad de colaboración entre todos.  No sirve en este sistema el «haz esto porque yo te lo digo y cuando yo te lo digo» sino que tienen que tener la afinidad suficiente con sus colaboradores para poder tener compromisos y, sobretodo, implicación.

En mi opinión es el perfil que más se puede beneficiar de aplicar Last Planner System, aunque es un perfil que por lo general no cuenta con recursos suficientes que le permitan una implantación desde dentro, a no ser que inviertan en formación del personal propio o bien que opten por una implantación externa, una consultoría que les acompañe en el proceso.

No es complicado de aplicar, en absoluto, pero sí requiere adoptar ciertas formas de trabajar que hay que conocer para que el sistema funcione.

En cualquiera de los casos creo que la inversión se vería rápidamente amortizada en forma de acortar plazos (el tiempo es oro), fallos de ejecución que implican correcciones (costes de reparación) y sobretodo imagen de cara al cliente.

Mi conclusión personal

Desde luego mi conclusión personal no puede ser más positiva.  Por mi parte voy a tratar de aplicar cuanto antes el sistema en alguna de las obras que llevo entre manos.  No va a ser fácil, como te decía no se trata de que yo tome la decisión de hacerlo y ya está, sino que tengo que conseguir la implicación de las contratas que están ejecutando las obras.  Espero conseguirlo.  ya te contaré.

Por otro lado llego a una conclusión mucho más general, aplicada a mi profesión, a la Arquitectura Técnica, ya que si se supone que somos la profesión encargada de la gestión de obras ¿por qué no se enseña esto en las escuelas o se potencia desde los colegios profesionales?

Estamos siempre inmersos en batallas por atribuciones que, en mi opinión, están condenadas a transformarse tarde o temprano en competencias, pero sin embargo no se pone énfasis en este tipo de sistemas de gestión que ampliarían el campo de trabajo en el que los Arquitectos Técnicos podríamos destacar sin lugar a dudas.

Creo que debería ser labor de los colegios anticiparse, ver este tipo de «novedades» que pueden ser aprovechadas por la profesión, como lo son también el Project Management, la gestión BIM de obras (no solo el diseño BIM), el Facility Management u otras especialización que en mi opinión tienen una relación directa con la gestión de obras y por lo tanto con la Arquitectura Técnica.

Ahí lo dejo, a ver si se recoge el guante.