Aplicando Last Planner en obra real. Pull Session

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Por fin he podido empezar a aplicar Last Planner en obra real, mi primera Pull Session.

Como sabrás si has leído los últimos posts, en los que he estado hablando de los talleres de Last Planner a los que he asistido y también la entrevista a Juan Felipe Pons Achell en OnSite Podcast, en la que hablamos de Lean Construction y Last Planner System, últimamente estoy bastante interesado en todo este tema de la planificación colaborativa, el Lean Construction, Last Planner y todo este tipo de sistemas de gestión de obras.

En muchas ocasiones ocurre que tanta formación no tiene una aplicación directa a la obra, al menos en un periodo corto de tiempo, pero en este caso no ha sido así y he tenido la oportunidad de empezar a implantar Last Planner System en la obra de una vivienda unifamiliar que estoy ejecutando cerca de Valencia, así que la intención de este post es contaros de primera mano la experiencia que he tenido en la primera reunión del sistema Last Planner, la denominada Pull Session.

Esta primera reunión trata de reunir a TODOS los agentes de la obra que tengan implicación directa con la producción de la misma.  Contratas, subcontratas, técnicos, incluso la propiedad es interesante que asista (aunque en esta ocasión no ha sido así).

Se trata de planificar la obra empezando por el final, pero por no liarme en este post contándote de qué va el tema, mejor te remito al post sobre los talleres de Last Planner en el que lo explico o, mejor todavía, te recomiendo que visites los canales de youtube de José Casas Rico y de Fernando Cerveró, en los que encontrarás la explicación detallada del sistema realizada por expertos.

Dicho esto, supongo que estarás esperando a que vaya al grano, a contarte mi experiencia aplicando Last Planner en obra real, así que vamos a ello.

Preparando la Pull Session

Lo primero que hay que hacer para preparar la Pull Session es, sin duda, implicar a la contrata principal.  Al menos en mi caso, pues no soy yo el que se va a beneficiar de la planificación, sino que es la contrata la que va a minimizar errores, desperdicios, tiempos muertos y acortar plazos.  En mi caso soy un simple «provocador» que lo que va a sacar es mayor conocimiento y práctica de lo que he aprendido.

Podría haberme lanzado por mi mismo sin más guía que estos talleres que te comento, pero ha sido una suerte poder contar con José Casas, que se ofreció a ayudarme en la implantación de Last Planner en esta obra y la verdad es que está siendo un lujazo poder contar con él.

Una vez tenemos a la contrata principal en el «bolsillo», es imprescindible contar con ella para invitar al resto de subcontratas.  Debería en este punto tener claro quién va a ser subcontrata, al menos la mayoría o las más relevantes para la obra, pues son ellas, junto con la principal, las que van a llevar adelante la planificación.  Sí, ya sé que lo normal es ir contratando sobre la marcha, pero hay que intentar adelantar este paso de contratación.  En el caso de esta obra se da la circunstancia de ser una contrata que ejecuta gran parte de los oficios y además sus subcontratas están claras por ser colaboradores habituales.

Es la situación ideal para aplicar Last Planner en obra real.

La implicación de la contrata principal y de las contratas es muy importante para que de verdad funcione el sistema de Last Planner en obra real.  Puede parecer utópico, pero la respuesta suele ser muy positiva.

Con suficiente antelación, dos semanas en este caso, se les manda una invitación a participar en la Pull Session.  No se les puede explicar mucho más, no es el momento, pero al menos sí que debe reflejar la invitación los siguientes puntos:

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• Objeto de la reunión (planificación de obra)
• Lugar, fecha y hora de inicio (en este caso escogimos viernes a primera hora de la tarde para no cortar sus ritmos de trabajo semanales)
• Duración.  No menos de dos horas.
• Instar a conocer el alcance de sus trabajos (tienen que conocer su parte del proyecto para saber los trabajos que deben realizar)
• Dar importancia a su participación.  La implicación desde el primer momento de las subcontratas es importante.
• En este caso se incluyó un enlace al canal de José Casas en Youtube para que tuvieran una referencia de lo que se iba a hacer en la reunión.

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Esta sería la primera fase de la preparación, pues por mi parte, días antes de la reunión, tuve que preparar el material necesario para poder desarrollar la reunión.  Bueno, no todo yo, pues la contrata preparó la zona de la obra donde se desarrollaría la reunión, preparó una mesa, sillas e incluso un tablero en la pared para poder ir «pegando» las tareas.

En cuanto al material necesario no hay que complicarse mucho, lo que vas a necesitar es:

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• Rotuladores.  Como ves en la foto no es necesario que sean muy técnicos, los más baratos del supermercado sirven, pero mejor que sean algo gordos.
• Papeles de colores.  yo compré A4 de colores y los corté en cuatro partes cada uno de ellos, aunque esto lo voy a perfeccionar.
• Cinta de carrocero para pegar las tareas en el tablero y que se puedan despegar para modificar sobre la marcha.
• Hoja de asistencia.  Esta la aportó José Casas, pues ya tenía una preparada de otras ocasiones.

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Ya está todo preparado, ahora toca ponerlo en funcionamiento.

Arrancando Last Planner en obra real.  Empezar la Pull Session

La verdad es que las caras de los subcontratistas al inicio de la sesión eran de bastante escepticismo.

¿Qué me van a contar a mi que valga la pena perder la tarde del viernes?

Supongo que es lo que estarían pensando, es normal, es algo nuevo que en principio no tiene una repercusión directa en su producción.  Por eso es necesario empezar la reunión explicando lo que se va a hacer, de una manera muy clara y muy abierta, de manera que se despierte el interés en participar.

Yo fui el encargado de abrir la reunión y contar precisamente esto, lo que íbamos a hacer, aunque luego fue José Casas el que explicó la forma de hacerlo mucho mejor de lo que lo habría explicado yo.

Tras la introducción, las caras ya parecieron cambiar levemente, me dio la sensación que cambiaron de escepticismo a curiosidad, incluso a interés, diría yo, así que lo que tocaba apara mantener el interés era empezar con la planificación.

¿Por dónde empezar la planificación con Last Planner?

La planificación con Last Planner System se inicia desde la última tarea de la obra y se van colocando tareas hacia el inicio de la misma.

Por el final.  Sí, sí, por el final.  Empezamos poniendo el Post-it de «FIN de la obra» para, a partir de ahí, ir hacia atrás colocando el resto de tareas de la obra para llegar hasta ese punto.

Al principio de la sesión fui yo el que iba tirando de las subcontratas para que fueran colocando las tareas y para crear la conversación necesaria, pero no tardaron mucho en ser ellos mismos los que tomaron las riendas de la reunión.

Podría parecer contradictorio, perder yo el control de la reunión, pero eso es precisamente lo que se pretende, que sean ellos los que planifiquen la obra, coordinándose, conversando, negociando sus entradas y salidas.

Fue tal la implicación que se llegó a conseguir que acabara totalmente desvinculado de lo que allí estaba pasando.  Ese era precisamente uno de los objetivos, la participación de las subcontratas.

Si estuviste pendiente de mi twitter pudiste verlo en directo en el vídeo que emití pr Periscope.  Aquí lo tienes por si estabas ocupado:

Al final de la reunión las caras habían cambiado radicalmente.

Las impresiones y los comentarios no podían ser más positivos por parte de los asistentes.

Sí, sí.  Los asistentes.  Esas subcontratas que posiblemente al principio del post estarías pensando van a lo suyo sin pensar en los demás o que son complicadas de lograr que se impliquen.

Te sorprendería ver la participación que se consiguió en esta reunión.

Es pronto para decir si el Last Planner en esta obra ha funcionado o no, lo iremos viendo según vaya avanzando la obra, pero desde luego considero que está primera reunión sí que ha sido un éxito, mucho mejor de lo que en un principio me había imaginado.

Pero supongo que querrás ver cómo quedó ese tablero de planificación.  Pues aquí lo tienes:

Sí, ya sé que no se ve nada, aquí lo tienes de más cerca en un vídeo:

Cada contrata un color y en cada cartulina la indicación de la tarea a ejecutar, el plazo y el número de operarios que la ejecutarán.

Evidentemente esto no queda aquí.  Ahora queda muuuuucho trabajo por delante.

Hay que traducir todos estos colores y anotaciones en algo legible, algo ordenado y que pueda servir durante el desarrollo de la obra, algo que se irá revisando semana a semana, que servirá para adelantarse a las restricciones de cada una de estas tareas para que, en el momento de ser ejecutadas, no aparezca ningún imprevisto que lo impida.

De esto va este juego.

La planificación obtenida en la Pull Session deberá ser revisada semana a semana para poder adelantar imprevistos y evitar así paradas innecesarias en el desarrollo de la obra.

¿Cómo mejorar la Pull Session para próximas ocasiones?

Te puedes imaginar que, al ser la primera Pull Session en la que participaba, cometí algunos fallos que me anoto para corregirlos en las próximas reuniones de este tipo en las que participe.

Algunos d estos fallos fueron:

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• Excesivo control de la reunión al principio.  La inicié llevando la voz de la reunión, moderándola.  Menos mal que estaba conmigo José y me hizo ver que tenía que dejar que fluyera la conversación.  Así fue, en cuanto dejé de moderar, la magia ocurrió y la conversación surgió.  Deja que sean los asistentes los que participen, son ellos los que van a ejecutar los trabajos que se están organizando.
• Cartulinas demasiado grandes.  Un cuarto de A4 creo que es demasiado grande, pus a poco que empiecen a surgir tareas se aaba quedando pequeño el espacio.  Tendré que probar con un tamaño un poco más pequeño, aunque tampoco demasiado, se tiene que ver lo que se anota.
• Espacios para anotaciones preparados.  Siguiendo con las cartulinas, a la próxima las llevaré con los espacios de anotación definidos.  En esta ocasión cada uno empezó a anotar sin un criterio común entre todos y se perdió un poco de orden.
• Tablero más grande.  Cuanto más, mejor.  Según se iba viendo que quedaba menos espacio se empezaron a amontonar las cartulinas.  Creo que cuanto más se puede alargar el tablero más clara va a ser la lectura del resultado de la Pull Session.
• Lista de tareas preparada.  Al menos debería haber llevado una lista con las tareas imprescindibles.  No me refiero a las mediciones de proyecto, sino a un cheklist para que no se nos pase ninguna tarea relevante.  No es que haya sucedido, afortunadamente no, pero sí que se ha corrido el riesgo de que pueda pasar.  No cuesta nada tenerlo preparado.
• Móviles fuera.  En la medida de lo posible hay que evitar las interrupciones debidas a llamadas de móviles, cortan en exceso el ritmo de la reunión.  No sé todavía cómo lo voy a hacer en lo sucesivo, es un tema delicado, pero algo pensaré.

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Estos son los fallos que he detectado y que a buen seguro tendré en cuenta para la próxima ocasión, pero además de en fallos, también he estado pensando en cómo mejorar esta reunión.

Por ejemplo, aunque pueda parecer ciencia ficción para algunos, sería más que interesante poder valerse de un modelo BIM de la obra para poder ir avanzado con la construcción virtual según se avanza con la planificación, de modo que se pueda ir viendo el montaje y por lo tanto detectar tareas precedentes o restricciones en el modelo, en tiempo real, de manera muy visual.

Esto desde luego no es una idea mía, seguro que ya se está haciendo con Navisworks o algún software similar.  De hecho ya me comentó el amigo Diego Vidoni que en Bimetric Lab se sirven de un modelo BIM en sus reuniones Pull  Session.

Imagina que según se avanza en la planificación se va proyectando en la pared el modelo de la obra en el estado en que se encuentra de la planificación.  Desde luego estoy convencido que ayudaría muchísimo.

Evidentemente para llegar a conseguir esto el modelo BIM tiene que estar preparado y lo ideal sería que ya desde el diseño se pensare en estas funcionalidades de BIM más allá de la representación gráfica en 3D de un edificio, pero esto lo dejaremos para otro post… que me caliento.

Conclusiones

Las primeras conclusiones no pueden ser mejores.  Una reunión muy positiva y participativa, un buen comienzo para esta nueva experiencia.

Las características de la obra y de la contrata principal han ayudado a que salga bien.  Obra no muy grande (vivienda unifamiliar), una única contrata principal de un tamaño no muy grande, con personal propio y subcontratas de confianza.  Si te encuentras con esas circunstancias no dudes en intentarlo, saldrá bien.

Pero creo que la conclusión más importante es que SÍ se puede reunir a subcontratas y contar con ellas para hacerlas partícipes de la planificación de la obra.

Puede parecerte complicado implicar a todos los agentes, pero te recomiendo que lo intentes, aunque no sea para aplicar Last Planner, cuenta con ellos.

Bien, pues hasta aquí el pst, pero seguiré compartiendo mis experiencias con el Last Planner System, así que… Atento al blog.

Si te ha gustado no dudes en compartirlo con tus contactos en las redes sociales, quizá a ellos también les resulte interesante.

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