Desde que hace unos meses me lancé a escribir y compartir contenidos en éste blog, no he dejado de aprender, de conocer, en definitiva de sorprenderme con éste mundo colaborativo, con la filosofía 2.0 que nos permite un contacto tan directo aun estando en muchos casos tan lejanos, que nos permite aprender de gente como la mayoría de nosotros, maestros de nada pero dispuestos a compartir lo que sabemos, mucho o poco, pero siempre enriquecedor. Por eso siempre he mantenido que en la mayoría de los artículos, lo realmente importante sois vosotros, los lectores que compartís vuestras opiniones en los comentarios, que mejoráis cada uno de los post con vuestras aportaciones y en definitiva hacéis de éste un blog colaborativo.
Como buen blog colaborativo, cuando encuentro un tema que me interesa, pero que no conozco suficiente y no me siento capacitado para poder escribir sobre ello, trato de invitar a compañeros para que participen escribiendo sobre lo que yo no puedo, pero que considero que puede ser interesante para todos vosotros, así que en esta ocasión he invitado al tocayo Enrique López (@elopez_arqt) para que nos hable de Project Management.
Éste es un tema que desde hace tiempo me interesa, aunque no he tenido oportunidad (todavía) de profundizar lo suficiente, así que mejor lo dejo en manos del compañero, Arquitecto Técnico como yo pero más especializado en el tema de Project Management, no en vano ha empezado su propio blog relacionado con el tema, el cual os recomiendo, pues en él irá compartiendo contenidos interesantes que vaya aprendiendo en el Máster de Project Management que está cursando en la Universidad de Valencia.
Como no quiero robarle protagonismo, pues el verdaderamente importante en el post de hoy es él, os dejo con Enrique López y su Introducción al Project Management… Espero que os resulte interesante.
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Es un honor y un placer poder escribir en el blog de mi tocayo y colega de profesión, Enrique Alario. Enrique, hace pocas semanas me comentó, mejor dicho, me “tweeteó” la posibilidad de colaborar en su blog escribiendo sobre el Project Management, acepté encantado ya que en breve empiezo un Máster en gestión y administración de proyectos además de estar ya lanzado en la creación de mi propio blog.
La mayoría de los que leemos y seguimos el blog de Alario, somos Arquitectos técnicos o Arquitectos, por nuestra profesión y nuestra carrera, estamos acostumbrados a dirigir proyectos, de una forma u otra, todos sabemos planificar, sabemos lo que es un Gantt, sabemos hacer un presupuesto, pero, ¿Lo hacemos de manera efectiva? ¿Y de manera eficiente? No es lo mismo efectividad (Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera) que eficiencia (Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado). Siendo eficaces conseguiremos lo que nos proponemos, pero siendo eficientes, lo conseguiremos además, usando para ello los recursos de los que disponemos. Se podría considerar que éste es el origen y la base fundamental del Project Manager, una persona capaz de controlar el tiempo y el coste para conseguir los objetivos, utilizando para ello todos los medios de los que dispone.
El Project Manager, es una profesión que desde hace unos años viene demandándose cada vez más en todos los sectores. Todo es susceptible de ser planificado, desde un complicado proyecto, hasta una tarea cotidiana como puede ser hacer la compra o cocinar para unos amigos que vienen a cenar por la noche, y si puedes planificarlo, por qué no hacerlo de la mejor forma posible. El Project Manager se plantea como respuesta a la crisis, necesitamos optimizar recursos, conseguir mejores resultados con el menor coste posible.
¿QUÉ ES UN PROYECTO? ¿QUÉ ES EL PROJECT MANAGEMENT?
Como Project Manager, lo primero que debemos hacer es diferenciar si estamos ante un proyecto o una operación. Ya que ambos pueden ser planificados y para ambos disponemos de unos recursos limitados, solo los podemos diferenciar por la temporalidad, mientras que la operación es una tarea repetitiva y continua (como puede ser ensamblar piezas en un proceso de fabricación) un proyecto se distingue por ser único y temporal, esto quiere decir que tiene un inicio y un final.
Viendo el grafico, un proyecto sería el conjunto de actividades en las que invertimos recursos para lograr unos objetivos, además estas actividades estarían planificadas con una fecha de inicio y de finalización. La persona que planifica estas actividades es el Project Manager. Entre las muchas características que debe reunir un Project Manager, destacan el alto conocimiento que debe poseer de la materia del proyecto, la capacidad de gestión y organización, capacidad para trabajar en equipo, delegar y comunicar. El Project Management es la metodología para planificar, organizar y gestionar las actividades y los recursos para alcanzar los objetivos del proyecto.
En un mundo donde los procesos están cada vez más estandarizados, varias asociaciones comenzaron a unificar el conjunto de técnicas y procedimientos desde la experiencia de otros proyectos en manuales de las buenas prácticas generalmente aceptadas. Al final, esta batalla la ha ganado el Project Management Institute (PMI) ya que las normas ISO 21500 están redactadas basándose en los fundamentos del PMBoK (Project Management Body of Knowledge). Si pinchas AQUÍ podrás ver la comparativa de las normas ISO21500 con el PMBoK.
FUNCIONES DE UN PROJECT MANAGER
A continuación, para entender mejor la función de un Project Manager en el campo de la construcción, relaciono las tareas más importantes que se le piden al contratar sus servicios. Están recogidas y resumidas de distintas ofertas de empleo:
- Será el responsable del diseño, redacción, planificación y ejecución de los proyectos. Dirigirá, gestionará y coordinará desde la fase de diseño hasta la fase de ejecución, garantizando la apertura en tiempo, coste y calidad.
- Gestión de la documentación asociada al proyecto, elaboración de ofertas, presupuestos, memorias, preparar y definir clausulas y acuerdos contractuales.
- Establecer la planificación de la obra. Controlar y supervisar la puesta en marcha del proyecto. Responsable del seguimiento económico del proyecto, y de controlar las posibles desviaciones.
- Gestionar todo tipo de incidencias que puedan surgir, seguimiento de los remates de obra con contratistas, así como el cierre económico; realizar el traspaso de información, documentación y garantías a los usuarios finales.
- Habilidades de relación con cliente final
- Capacidad de negociación y visión estratégica, dotes de comunicación. Persona muy dinámica, resolutiva y con capacidad de liderazgo, acostumbrado a trabajar en equipo y en situaciones que impliquen saber priorizar tareas
- Crear y desarrollar una política mejora continua.
Como se puede observar, está inmerso y participa de manera muy activa en todo el proceso, desde el diseño y relación con el cliente inicial, hasta la entrega al cliente final. Planifica, controla y supervisa todo el proceso constructivo, incluso interviene en la selección de contratistas y redacción de contratos. Para ello debe ser una persona con amplios conocimientos en todas las áreas, muy activa y con dotes de liderazgo y comunicación. Vamos, una joya! ¿Quién no quiere alguien así en su empresa, o para liderar sus proyectos? Una persona capaz de gestionar a la perfección todos los detalles. Como en todo, es cuestión de actitud y aptitud. Con algunas habilidades se nace y otras las puedes ir adquiriendo. Al final, tienes que saber manejar los recursos que tienes alrededor.
DOCUMENTACIÓN SOBRE PROJECT MANAGEMENT
EL PMBoK. Sin ninguna duda, el libro que no puede faltar a ningún PM, conocido comúnmente como la Biblia del Project Management. En él se recogen las prácticas estandarizadas aceptadas internacionalmente en la dirección de proyectos. La base del PMBoK, son 5 grupos de procesos (Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y finalmente el Cierre) y 9 áreas de conocimiento (Integración, Alcance, Tiempo, Coste, Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgo y Compras) la relación entre los grupos de proceso y las áreas de conocimiento, da lugar a una matriz de 42 procesos. Si aplicáramos estos procesos a cualquier proyecto, el nivel de riesgo se reduciría, aumentando así las probabilidades de éxito. Podeis ver a continuación un ejemplo de la Matriz de Proyecto:
A continuación, os señalo algunos libros sobre Project Management aplicados a la construcción:
- Construction Extension to the PMBOK. Autoría y edición por el Project Management Institute (PMI)
- Construction Project Management. S. Keoki Sears, Glenn A. Sears y Richard H. Editorial Wiley
- Project Management in Construction Sidney M Levy. Editorial: McGraw-Hill
- Manual para una Eficiente Dirección de Proyectos y Obras Javier Francisco González, editado por la Fundación Confemetal en España.
HERRAMIENTAS Y SOFTWARE PARA EL PROJECT MANAGER
La mejor herramienta para un Project Manager es aquella que le permita planificar y controlar los recursos, costes y plazos para cumplir con los objetivos de un proyecto, en el mercado hay algunos programas destinados exclusivamente a esta función, como puede ser el MSProject, Primavera, incluso Presto o Arquímedes también permiten hacer planificación por gráficos de barras.
No puede faltar el MSExcel, potentísima herramienta que más de una vez nos ha sacado de algún apuro. Quien no haya hecho nunca un Gantt con Excel, que tire la primera piedra!
Necesario e importante también para gestionar ideas y usarlo como paso previo a cualquier proyecto, son los mapas mentales. En este sentido recomiendo MindManager, una gran característica de este programa es que te permite elaborar un mapa mental con las ideas o tareas iniciales del proyecto y después exportarlo a MsProject y seguir trabajando desde él. También existe el homologo en el paquete MsOffice con el nombre Visio.
A continuación, os dejo un listado de programas que he encontrado investigando por la red, pero que no los he probado todavía personalmente:
- GanttProject
- OpenProj
- Gestproject
- DeskAway
- DotProject
Espero que os haya gustado mi manera de enfocar e introducir a esta salida que tiene nuestra profesión, donde muchos de nosotros ya están trabajando desde hace tiempo. Si queréis saber más sobre Project Management o queréis ir viendo la progresión de mi aprendizaje a lo largo del Máster, podéis visitar mi blog.
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Bueno, pues hasta aquí el artículo del amigo Enrique López. Evidentemente, como dice el título del artículo, es una pequeña introducción al inmenso mundo de la Dirección de Proyectos, así que seguro que se habrán abierto un montón de cuestiones que os invito a compartir en los comentarios.
En mi caso, me planteo una duda, pues no hace mucho he tenido mis primeros contactos con los procesos BIM, así que me pregunto si no sería un componente indispensable dentro de los métodos de Projet Management, ya que por lo que se hasta el momento, integra todo el proceso edificatorio… Ahí lo dejo para el que sepa responderme!!!!
Agradecer a Enrique el tiempo empleado en escribir éste artículo y también agradecer que vaya a compartir sus conocimientos sobre el tema en su propio blog… por supuesto yo ya lo tengo en mi reader, ¿a que esperas para agregarlo tu también?
Si te ha gustado el artículo y te interesa el tema de gestión de proyectos seguro que te interesará la sección «» que encontrarás en LibrosDeConstruccion.com
¿Os ha parecido interesante el artículo? ¿conoces algo sobre Project Management? No dudes en compartirlo con nosotros a través de los comentarios, estaremos encantados de seguir aprendiendo gracias a vuestra colaboración.
Si te interesa el tema de la dirección de proyectos, puedes formarte online. Pincha para pedir información sobre el curso «Dirección y Gestión de Proyectos. Executive Master in Project Management«
Enrique Alario | Arquitecto Técnico Valencia | Máster en Tecnología de la Edificación | Perito Judicial Valencia
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