Planificación temporal de proyectos con Project Management

Planificación temporal de proyectos | Project Management



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Que los arquitectos técnicos somos especialistas en la gestión de proyectos de edificación no debería ponerse en duda por nadie, es una de los principales cometidos de la profesión y es a lo que muchos nos hemos dedicado durante mucho tiempo.

Sin embargo ya hace mucho que me di cuenta que, a pesar de que los arquitectos técnicos nos especializamos en la ejecución de los proyectos y en la gestión de tiempos y equipos, nos falta método, es decir, una estandarización en la gestión, planificación, unificar procesos organizativos para optimizar recursos y eso es algo que debemos potenciar en la profesión.

Sistemas de gestión de proyectos hay varios, aunque uno de los más extendidos y reconocidos es el Project Management, un sistema que pretende precisamente lo que he comentado, estandarizar y optimizar procesos para mejorar la gestión de los proyectos.

Me parece un tema interesante para compartir artículos sobre ese tema con vosotros, pero como no me siento todavía capacitado para poder desarrollar entradas de calidad, prefiero invitar a compañeros que dominan el tema.  Ya lo hice hace un tiempo con el post de Enrique López de “Introducción al Project Management” y en esta ocasión quiero volver a hacerlo contando con la colaboración de un crack de la materia, Ángel Nájera (@angelnajera).

Ángel es un compañero Arquitecto Técnico que ha orientado su carrera profesional hacia la gestión integrada de proyectos.  Es Project Manager Profesional, Risk Manager Profesional y formador en temas relacionados con la gestión de proyectos entre otras muchas cosas que puedes encontrar en su perfil de linkedin.  Ponente  y coordinador en numerosos máster y programas sobre gestión de proyectos y habilidades transversales tanto en España como en otros países Europeos.  CEO y fundador de WOLF PROJECT, empresa de consultoría y formación especializada en gestión de proyectos, con más de 15 años de experiencia en gestión de proyectos en diferentes sectores.

Ahora mismo tiene previstos un curso en Valencia de preparación para el examen PMP al que todavía estás a tiempo de apuntarte si te interesa el tema.  A mi me viene un poco apretado, pero ya lo tengo en mi lista de cursos que quiero hacer para próximas ediciones.  No me llevo nada promocionando el curso, lo hago porque de verdad creo que es interesante este tema, pero si Ángel me quiere invitar pues…. ahí lo dejo 😉

Curso preparación PMP en Valencia

Curso preparación PMP en Valencia

Sobre Project Management hay blogs dedicados completamente a hablar de ello, así que aquí solo podemos ir contando pequeñas partes, aunque espero que Ángel se anime a venir de vez en cuando por aquí y pueda crear una sección sobre el tema.

En esta ocasión nos habla sobre la planificación de los proyectos utilizando los estándares de PMI que se reflejan en el PMBOK, así que me pongo a un lado para dejar que el que de verdad sabe del tema pueda hablar.

Con todos ustedes… ¡¡Ángel Nájera!!

Planificación de Proyectos

Para poder planificar y controlar un proyecto, es necesario disponer de una planificación temporal o cronograma, que esté correctamente realizada. Pero no sólo es suficiente con colocar la duración de las actividades del proyecto, sino que para que pueda ser usado eficazmente por  el equipo de proyecto, debe integrarse completamente tanto con los sistemas de la organización ejecutante, como con la estrategia de desarrollo del proyecto.

De ahí, que sea necesario que abordar el asunto del desarrollo del cronograma del proyecto de forma integradora con el resto de áreas y además usando herramientas que permitan una eficiente explotación de datos y control. La metodología de PMI© (Project Management Institute USA), plasmada en el PMBOK© (Project Management Book of Knowledge) nos indica cuáles son las buenas prácticas a usar para lograr estos objetivos.

 ¿Qué se necesita?

En realidad, la planificación temporal de un proyecto es otra parte más, aunque de las más importantes, del plan que todo proyecto debe tener antes de ser puesto en marcha. De hecho, junto con el costo y el alcance, (trabajo que hay que realizar) forman la llamada Triple Restricción y son los tres factores claves que se deben tener muy en cuenta en cada proyecto.

Este concepto pone de manifiesto que si se modificase alguno de ellos, al menos uno de los otros dos restantes se verían afectados, por lo que siempre se deben analizar de forma conjunta y coordinada.

 Apliquemos metodologías internacionales de gestión de proyectos!

Uno de los aspectos interesantes de conocer y aplicar el conocimiento que contienen manuales como el PMBOK©, es que son compendios de buenas prácticas, esto quiere decir, que lo que se expone son las experiencias de otros profesionales. Y son las que han funcionado.

Así, para poder desarrollar un buen cronograma, es necesario en primer lugar, descomponer el proyecto en partes más pequeñas que permitan una mejor gestión. Es lo que se denomina la EDT (Estructura Desagregada del Trabajo), y  con la que dividimos el producto del proyecto y el trabajo necesario en paquetes de trabajo (menor unidad del proyecto que se puede gestionar, presupuestar, planificar y asignar).

Un ejemplo de paquete de trabajo, podría ser en un proyecto de construcción, la cimentación.

Hay que tener en cuenta que esta descomposición se centra en entregables o productos, y no en las acciones que son necesarias para poder conseguirlo. Este sería el paso siguiente, y así, a su vez, podríamos descomponer estos paquetes en las actividades necesarias para su generación. Son estas tareas las que tenemos que planificar.

 Jerarquización del proyecto.

Este proceso de desagregación, permite jerarquizar y estructurar el proyecto, no sólo desde el punto de vista del tiempo, sino también va a mostrar la estrategia en la gestión de los costos y en las adquisiciones.

Además, si utilizamos aplicaciones software desarrolladas ad hoc, como pueden ser MS Project o PRIMAVERA de Oracle (hay que decir que hay múltiples herramientas en el mercado, además de las expuestas anteriormente, nos gustaría nombrar a Openproj de Serena, como ejemplo de software gratuito y muy funcional), esto nos va a permitir abrir y cerrar fases, y trabajar en las actividades concretas que estemos analizando.

 Pasos a seguir

Los procesos que nos indica el PMBOK que debemos seguir, como buenas prácticas para poder completar un buen cronograma serían:

1º Identificar las actividades del proyecto.

Relacionarlas entre sí, de forma que todas tengan, al menos una sucesora y una predecesora.

En este ejemplo concreto vemos como para un proyecto cualquiera, hemos jerarquizado todos los elementos de la EDT a partir del proyecto y éstos los hemos desagregado en actividades, que a su vez hemos relacionado.

cronograma 1

3º Calcular su duración: Para esto define dos procesos: definir los recursos necesarios y a partir de ellos estimar la duración de cada una de las actividades.

Desarrollar un cronograma aprobable: En el último paso, se debe analizar el trabajo realizado hasta ahora para asegurarnos que cumplimos los objetivos temporales del proyecto. Es en este punto cuando podemos obtener el camino crítico del cronograma, clave para determinar las actividades que marcan la duración del proyecto y por tanto, las que tenemos que identificar y controlar a la hora de gestionarlo.

Cualquiera de las herramientas nombradas anteriormente, lo calculan de forma automática. Siguiendo con el proyecto anterior, ahora podemos ver en color rojo cuáles son las actividades del camino crítico.

Cronograma 2

 El cronograma aceptado y su control

Una vez que el cronograma es aceptado, en el proyecto  se genera lo que se denomina la línea base del cronograma, y es la foto del proyecto que el director de proyecto debe cumplir, ya que es el compromiso que adquiere con su cliente y además es el la duración que tiene permitida.

Cualquier modificación debería ser aprobada por su cliente, salvo las que previamente se hayan definido como delegación del director del proyecto a través de los umbrales de control.

Así un cronograma podría quedar de la siguiente forma:

Cronograma 3

Donde podemos ver en color gris la planificación aprobada (línea base) de forma que cuando el cronograma se vaya actualizando, se podrá contrastar cómo evoluciona el proyecto frente a lo planificado (aprobado y permitido), detectando posibles desviaciones y en cualquier caso, permitiendo conocer el estado real del mismo.

 El objetivo… conocer cuánto tiempo tardará!

Realmente el objetivo principal es además de planificar las actividades del proyecto, poder adelantarnos, y prever cuál será el final del mismo. Es lo que también denominamos proyecciones.

Este es el verdadero valor añadido que puede aportar un buen project manager, ya que no sólo es necesario conocer las técnicas de planificación y el proyecto, sino que también  hay que tener en cuenta el entorno del mismo e identificar los posibles eventos que puedan poner en peligro la consecución de los objetivos del proyecto; es lo que denominamos gestión de riesgos.

Por lo que la realización de un buen cronograma, debe comprender una buena metodología, pero basada en la estrategia del proyecto y además nos sirva para poder pronosticar la finalización del mismo.

 

Project Management en Libros de Construcción

 

Enrique Alario · Arquitecto Técnico en Valencia · Arquitecto Técnico en Paterna · Máster en Tecnología de la Edificación · Perito Judicial

 

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2 Respuestas a Planificación temporal de proyectos | Project Management

  1. Emilio Callejón 17 marzo, 2014 en 22:50 #

    Hola Ángel. Hola Enrique.

    Fantástica explicación, completa y de fácil entendimiento.

    Además de felicitar a Ángel, me gustaría remarcar las capacidades de los Arquitectos Técnicos e Ingenieros de Edificación para llevar a cabo estas tareas. No se trata de egocentrismo gratuito, de hecho eso es algo que repudio, sino de dar al César lo que es del César. Intentaré explicarlo.

    Cualquier compañero de profesión que se asome a este artículo se verá inmediatamente identificado. En mi opinión, uno de los aspectos vitales de estas estimaciones temporales es la tarea previa de desglose de la EDT en paquetes de trabajo. Y esto es algo que llevamos en las venas, y las horas que echamos en Presto (o similar) lo demuestran. Ahí estriba el primer punto clave para que el cronograma sea exitoso. La segunda parte, igual de importante, es la relación de esos paquetes y su posterior ajuste temporal. ¿Quién conoce las tareas unitarias de una obra mejor que el aparejador? ¿Quién será capaz de relacionarlas y ajustar una duración mínima y realista a las mismas? Yo lo tengo claro. El aparejador domina los detalles de una construcción, y eso es básico en la gestión temporal.

    Y por aportar algo de crítica constructiva: podemos mejorar. Para llevar a cabo una buena gestión de proyecto hay que llevar el rigor por bandera. Todos habréis visto casos o sido partícipes del “a ojo”, del “una semana más, por si acaso” y del “me han dicho que me lo traen esta semana o la que viene”. Pero claro, eso es tema de cultura del rigor, de la cual la construcción en España ha carecido y, espero que cada vez menos, aún carece. Y no sólo la construcción, pero eso ya no toca aquí… 😉

    ¡Saludos a ambos! Me ha gustado mucho el post.

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  1. Arquitecto Freelance: La guía completa paso a paso. - 6 septiembre, 2017

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