Tablas para el control económico de un estudio técnico unipersonal. Así lo hago yo

Parece que el control económico de un estudio técnico levantó cierto interés a raíz del programa del podcast que publiqué hace algunas semanas, Onsite #56 | Haciendo las cuentas del estudio, en el que he recibido bastantes comentarios y mensajes pidiendo que comparta las tablas de control económico que menciono durante el programa.

Además, también gustó mucho el tema del anterior post sobre herramientas para mantener el control económico de obras, así que vamos a seguir un poco más sobre el tema para terminar de cuadrar una serie dedicada a los temas económicos.

La verdad es que es un tema sobre el que se debería profundizar más en las escuelas.  Yo recuerdo haber tenido una asignatura de economía, pero centrada en temas que nada tenían que ver en la gestión económica mi estudio, sino más bien en conceptos interesantes, pero no directamente aplicables a lo que ahora necesito.

La gestión económica de un estudio técnico la dividiría en varias fases, en función de en qué momento se encuentre el estudio.  podría ser que ya lleve tiempo en funcionamiento pero que nunca se haya preocupado por mantener organizado el tema económico, o bien puede tratarse de un estudio que recién acaba de arrancar y quiere hacerlo bien desde el principio.

No sé en qué caso te encontrarás tú así que, si te parece, lo que voy a hacer va a ser compartir mi experiencia y las tablas que yo utilizo en la gestión económica de mi estudio.

Análisis de la situación económica del estudio

Lo primero que hay que saber es ¿qué necesitas? ¿en qué situación te encuentras?

¿Cuánto necesitas ingresar para mantener los ingresos que necesitas según tus gastos?

En un estudio de tamaño mediano o grande, la relación entre la economía personal y profesional no tiene una relación tan directa como ocurre en el caso de un pequeño estudio que, en muchos casos, es unipersonal o compuesto por un equipo de compañeros independientes.  Por lo tanto, la relación es más directa entre las cuentas personales y las profesionales, pues las segundas deben ser suficientes para cubrir a las primeras y que el ejercicio de la profesión tenga sentido y cubra las necesidades personales.

¿Cuánto estoy gastando? ¿los ingresos con en estudio profesional cubren mis gastos? ¿qué puedo dejar de gastar para ajustar ingresos y gastos? ¿cuánto más necesito ganar para mantener mi nivel de gasto?…

Bueno, ya está bien de preguntas y vamos al grano.  Esta es la tabla que yo utilizo para controlar los gastos e ingresos personales.  Ya sé que hay algunas aplicaciones que me permiten llevar este control económico, estoy probando alguna, pero de momento lo gestiono con Google Drive, que nos permite acceder a ambos para ir anotando gastos o ingresos familiares:

Más abajo te pongo un enlace a todas las tablas que voy a comentar para que puedas utilizarlas como modelo y adecuarlas a tus necesidades.

Como ves incluyo tanto mis ingresos y gastos como los de mi pareja, pero esto es mi caso, añade o quita lo que consideres.

En mi caso, lo que hago es detallar por un lado todas las fuentes de ingresos (en verde) y las fuentes de gastos (en rojo), desglosando todo lo posible, pues cuanto mayor es el detalle, mejor puedo analizar la tabla y me ayuda a ver situaciones concretas y a tomar decisiones.  Por ejemplo, puedo ver si algún mes se me ha ido la mano en alguno de los gastos para poder corregirlo en meses siguientes.

Todos los ingresos y los gastos los voy apuntando según se producen, de manera que en la última columna tanto de ingresos como de gastos se suma el total para cada mes, lo que me permite saber si ese mes he gastado más de lo que he ingresado.  En la columna de «Balance Parcial» que está a la derecha de los gastos es donde veo de manera rápida esta pérdida o beneficio de cada mes.  Yo lo tengo programado para que se ponga en rojo si he perdido dinero en ese mes, me gusta verlo de un vistazo rápido, pero eso ya lo dejo a tu elección.

Justo al lado de «Balance Parcial» verás que hay una columna que es «Ahorro Mensual».  Esta columna me indica la capacidad de ahorro que he generado en cada mes.  Recuerda que esta tabla es también de gestión personal de las cuentas de la familia, así que a mi me gusta tratar todos los meses de ahorrar una cantidad, por pequeña que sea.

Se nota que hemos pasado tiempos duros 😉

Al lado de «ahorro mensual» anoto las cantidades que realmente he ahorrado y que he traspasado a otra cuenta totalmente diferente de las que utilizo para el día a día de ingresos y gastos.  Este ahorro puede ser a corto/medio plazo, para alguna compra prevista o para cubrir imprevistos, o bien puede ser a largo plazo (los separo también en diferentes cuentas), dedicado a tratar de sacar un rendimiento por medio de inversión.

También verás que en las filas debajo de los meses se calculan automáticamente las medias de los valores para cada concepto.  Esto es tremendamente importante para poder hacer previsiones en los años siguientes, cuando estés planificando las necesidades y los objetivos del año… pero eso lo contaré un poco más adelante.

Más abajo hay porcentajes que me sirven para poder ver la importancia o el peso de cada concepto en el conjunto de ingresos o de gastos, así como cálculos de balance anual y porcentajes de gastos sobre ingresos, tanto familiares como de trabajo.  En ocasiones no es tan importante el ganar más como el gastar menos, así que reducir este ratio un poco cada año es un objetivo interesante.

Presupuesto anual y provisiones

Hasta ahora te he enseñado de qué manera recopilo los datos de lo que ingreso y lo que gasto a nivel personal, pero al fin y al cabo no dejan de ser datos a los que tenemos que darle alguna utilidad.

Hay dos cosas que odio profundamente y que, con el tiempo y la experiencia, me he dado cuenta que son cosas a evitar.  Por un lado evito en la medida de lo posible que me llegue un pago periódico y no tenga el dinero aprovisionado (guardado) y por otro lado trato de evitar endeudarme, así que la manera que he alcanzado para evitar estas dos situaciones es gestionando las cuentas a base de presupuestos anuales y de aprovisionamiento.

La tabla que utilizo para gestionar los presupuestos y aprovisionamiento es la siguiente (también la tendrás después disponible para tu uso):

Esta es una de las tablas que preparo al inicio de cada ejercicio y para ello necesito basarme en los datos obtenidos de la tabla anterior de «Ingresos y Gastos».

Como ves hay varios conceptos que no tienen por qué corresponderse con los que hay en «Ingresos y Gastos», principalmente porque esta tabla sí que la utilizo únicamente para tema profesional y por otro lado porque los gastos corrientes no los incluyo aquí, solo meto los que van a representar un pago relativamente importante, un gasto mensual relevante o aquellos que pueden suponer un gasto o inversión en el futuro.

Lo que trato de hacer en esta tabla es, por un lado, tener una asignación mensual para cada uno de los gastos previstos, de manera que voy aprovisionando el gasto para que en el momento en que llegue a materializarse ya lo tenga acumulado y no suponga un sobresalto en los gastos del mes que corresponda, pues puede ser que ese mes haya ido bien y no me importe, pero puede ser que haya sido un mes con escasa facturación y sí que suponga tener que buscar de donde sacar el dinero para hacer ese pago.

Por otro lado, sabiendo que en nuestra actividad profesional puede haber meses muy buenos y meses muy malos, trato de aprovechar los meses buenos para aprovisionar el importe anual que suponen los gastos mensuales, de manera que llegue un momento que ya tenga aprovisionado todo el gasto de ese año para ese concepto y por lo tanto pueda olvidarme de él y poder disponer de ese gasto mensual para otras cosas.

Por ejemplo, los meses en los que haya facturado un poco más de lo habitual (lo puedo ver en la columna de «Balance Mensual» de la tabla anterior de «Ingresos y Gastos») puedo aprovisionar un par de meses o tres de los gastos de seguro médico.  Así hasta que logre aprovisionar los doce meses de ese concepto y pueda pasar a aprovisionar otro concepto mensual (por ejemplo, terminar de aprovisionar el seguro médico y pasar a aprovisionar las mensualidades de Premaat).

El objetivo es que cuando ya tenga aprovisionados todos los gastos importantes del año, ya sean mensuales o de pago puntual en una fecha determinada, puedo emplear esos ingresos que ya no me tengo que gastar (ya están guardados) para incrementar el ahorro, aprovisionar inversiones para materializarlas antes (renovación de equipos informáticos, por ejemplo) o bien para darme un capricho sin tener cargo de conciencia y con la total tranquilidad de que tengo la capacidad de dármelo sin que me suponga un problema económico ni una odiosa financiación.

En definitiva, se trata de tener guardado cuanto antes lo que sabes que te tienes que gastar para poder emplear el dinero que realmente te sobre algún mes en otras cosas que no sean gastos fijos, pero sí pueden ser importantes.

Pero vamos a meternos un poco en la tabla que, aunque es sencilla, sí que me gustaría poner el foco en un par de cosas.

Por un lado ves que en las filas superiores agrupo los conceptos que suponen un gasto, ya sea anual o mensual.

Aquellos que suponen un gasto anual tienen una doble columna.  Por un lado, en la de la izquierda, reflejo el gasto anual y además indico el mes en que se va a producir ese gasto.  En la columna de la derecha del gasto anual, arriba, indico lo que tengo que aprovisionar cada mes para alcanzar la cantidad a pagar en el mes previsto.

En cada uno de los meses en que tengo capacidad de aprovisionar la cantidad, la reflejo en su correspondiente celda, de manera que se suma, abajo de todo, el total aprovisionado y, a su vez, la primera casilla de la columna me indica la cantidad que me queda pendiente de aprovisionar hasta alcanzar la fecha de pago.

Las columnas que suponen un gasto mensual simplemente las añado a la celda del mes que le corresponde y se suman en la última fila para saber la cantidad que tengo aprovisionada en ese concepto.

Estos gastos que son fijos son fáciles de conocer el coste mensual que suponen, lo complicado sería si quisieras aprovisionar gastos variables como los de compras del trabajo o cualquier otro que tenga variación de un mes a otro.  Menos mal que tenemos al día la tabla del año anterior de «Ingresos y Gastos» con la que podremos obtener la media mensual que nos hemos gastado en ese concepto en concreto.

¡Vivan los datos!

La mejor manera que he encontrado de no mezclar este dinero aprovisionado con el de gasto corriente es separarlo completamente en cuentas diferentes, de manera que no tenga la tentación de gastar este dinero el algún otro «caprichito».

Control económico del estudio técnico

Todo esto está muy bien, pero todavía no hemos entrado en saber quién nos paga, cuánto nos paga, cuándo nos paga, etc… para eso tenemos que entrar a hablar del control económico de un estudio técnico.

También existen diversas aplicaciones para poder llevar este control económico, como por ejemplo Quipu
o Sage One, que son webapps de facturación que utilizo, pero a mi me gusta completar el registro de la facturación a mi manera, para así poder obtener los datos que pueda necesitar en cada momento simplemente conectando tablas.

La que utilizo para el control económico de los cobros del estudio es la siguiente:

Te cuento cómo gestiono esta tabla y su contenido.

Lo primero es definir perfectamente cada uno de los encargos, así como el importe total contratado.  Para ello yo utilizo referencias, una diferente para cada encargo, luego pongo el nombre que le doy al encargo y a continuación el importe contratado.

Esta sería la parte de identificación.

Luego vienen las columnas de control de facturación.  En ellas voy anotando las facturas emitidas y el importe de las mismas (sin IVA, importe base).  Como ves hay una columna que indica si se ha pagado o no se ha pagado.  Tengo creado un formato condicional para que la celda se pinte en rojo hasta que la factura esté pagada.  En cuanto le pongo la fecha en que se ha pagado ya se vuelve verde y me indica que está resuelta.

La siguiente columna es la suma de lo ya facturado para ese encargo, lo que restado al importe total contratado me indica lo que me queda por facturar.

Este importe «pendiente de facturar» es muy importante, pues me va a permitir hacer previsiones de cobro y saber si voy a necesitar ingresos adicionales para cubrir el objetivo anual de cobro.  Si la suma de lo que me queda por cobrar de todos los encargos ya contratados no alcanza el objetivo que tengo calculado para cubrir los gastos del año, sé que tengo que mover el culo para encontrar encargos que lo cubran.

Debajo de todas estas filas tengo conectados los datos para poder dar un vistazo rápido a los resultados de cada año, tanto de los importes contratados en cada uno de ellos, como la facturación anual.  Son datos muy indicativos de los altibajos de la profesión, así que hay que saber aprovechar los altos para poder cubrir las bajadas.

Por último, supongo que te habrán llamado la atención dos columnas que hay a la derecha de todo, una que es «Dedicación de tiempo» y otra que es «Precio hora alcanzado».

¿Qué son estas dos columnas?

Bien, pues te cuento.

Gracias al análisis de los ingresos y gastos de los diferentes años que ya llevo acumulados en datos he podido deducir un precio hora mínimo que necesito facturar para poder cubrir los costes mínimos, pero hasta ahora era un dato que me servía para presupuestar, pero no podía saber si se cumplía la previsión de tiempo empleado que había hecho en el presupuesto.

Sin embargo, hace un tiempo descubrí la aplicación Toggl, que me permite iniciar un contador de tiempo cada vez que inicio una actividad, de manera que puedo contabilizar perfectamente el tiempo empleado en cada encargo.

Periodicamente voy añadiendo a la columna «Dedicación de tiempo» el tiempo que llevo empleado hasta el momento, de manera que me permite conocer el precio hora al que me está saliendo el encargo en relación a los importes cobrados.  De esta manera, si el precio hora me sale por debajo del que he calculado que necesito para cubrir gastos, tengo que reducir la dedicación o hacer algo para corregir esa situación, ya que me indica que en ese caso estoy trabajando por debajo de costes.

Sí, lo sé, quizá es un poco extremo contar cada minuto, pero te aseguro que te sorprenderías si conocieras en lo que se te va el tiempo y en lo que puedes optimizarlo para evitar perderlo.

Seguimiento de las cuentas del estudio

Uno de los problemas que nos encontramos en nuestra profesión es que los ingresos pueden llegar a ser importantes durante un mes, pero luego estar varios meses sin alcanzar los mínimos necesarios.

Esto puede llegar a poner nervioso a más de uno.  Cuando pasas un mes… dos meses… tres meses sin facturar ¿quiere decir que algo va mal? ¿no pasa nada, ya facturaré otro mes? ¿está controlada la situación?

Pues precisamente para eso, para saber si la situación está controlada, es para lo que utilizo la siguiente tabla:

Esta es la tabla que me permite saber si las cosas van bien, a pesar de que algún mes no facture, o bien me permite anticiparme a los problemas que se puedan preverse gracias a los datos que me muestra.

En primer lugar verás que hay una parte de ingresos, con los encargos contratados en la primera columna y las siguientes columnas con cada uno de los meses del año.

Cada uno de los meses está dividido a su vez por otras dos columnas, una de previsión y otra de real.  Te puedes imaginar que la columna de previsión es donde anoto los ingresos que pretendo obtener de cada uno de los encargos en cada uno de los meses.

El ejemplo que creo que es más claro para explicarte esta columna es cuando me contratan una unifamiliar, en la que la forma de pago que suelo acordar es un porcentaje a la firma y luego las cantidades correspondientes al estudio de seguridad, la programación de control de calidad, el inicio de la obra, un porcentaje a la finalización de la estructura y normalmente otros dos o tres pagos más hasta el final de obra.

Conociendo los plazos que se manejan en los encargos de vivienda unifamiliar puedo prever con mucha aproximación cuándo se va a realizar cada uno de estos pagos y la cantidad que a suponer.

Esta previsión, cuando se hace para todos los encargos contratados, acaba resultando en diferentes pagos previstos para cada mes, que tienen que alcanzar el mínimo mensual previsto para cumplir los gastos.  La cantidad mensual a ingresar prevista se muestra en la última fila de la parte de ingresos, en la que se suman las cantidades que se ingresaran (tanto previstas como reales) cada mes.

Como ya me he calculado con antelación la cantidad que necesito ingresar cada mes para cubrir los gastos del año (lo obtengo con los datos de años anteriores de la primera tabla, de registro de ingresos y gastos), me he hecho una regla para que se marque de color rojo la celda de la suma de ingresos mensuales cuando ésta no alcanza el mínimo necesario.

Ya con esta previsión inicial, que yo hago siempre al inicio de cada ejercicio, me ofrece una visión general de los ingresos del año, con una aproximación de la cantidad que necesito contratar para alcanzar el mínimo previsto.

Por otro lado, más abajo, en rojo, tengo diferentes filas para cada uno de los gastos previstos.

Al igual que con los ingresos, a principio de año anoto los gastos previstos para cada mes y para cada concepto.  Esta previsión la obtengo con la ayuda de la tabla de ingresos y gastos de años anteriores.  Cuantos más años haya estado recopilando datos, más voy a poder afinar con esta previsión de gastos.

Verás que hay uno de los conceptos que es el de sueldo.  Esta es mi manera de separar las cuentas del estudio con las cuentas personales.  Muy recomendable evitar mezclar ambas cuentas.

En la última fila de cada mes me muestra la suma de los gastos, tanto previstos como reales para cada mes.

Pero no son estos datos los que me van a permitir saber si voy bien o no en el año, económicamente hablando.  Esta información me la van a proporcionar las dos últimas filas de la tabla, las de «flujo de caja» y la de «balance final«

Supongo que si hay algún economista en la sala me daría de collejas, pero yo me aclaro.  Ojalá alguien me lo hubiera explicado mejor durante la carrera :/

El caso es que con la primera de las filas, la de flujo de caja, puedo obtener el dato de la situación económica de cada mes, es decir, si ese mes en concreto he ganado o he perdido dinero.  Esta fila simplemente muestra la diferencia entre los ingresos y los gastos del mes (tanto en previsión como en real)

Pero la fila que es posiblemente la más importante es la última de todas, la de balance final, pues es la que me va a decir si, a pesar de no haber facturado algún mes, puedo estar tranquilo o bien tengo que ponerme nervioso y empezar buscar encargos debajo de las piedras.

Esta fila acumula los resultados del flujo de caja y los traslada mes a mes, de manera que si un mes el resultado del flujo de caja es 3000€ y los siguientes 2 meses arroja una pérdida de 1000€ cada no de ellos, me indica que sigo teniendo 1000€ de margen positivo en el tercer mes.

Si en lugar de verlo en tres meses como en el ejemplo, se coge la previsión anual, podré conocer los meses en los que, según los ingresos y gastos que he previsto al principio del año, voy a tener problemas de liquidez y por lo tanto puedo tratar de mover los ingresos previstos de un mes a otro o bien tratar de reducir los gastos de ese mes.

Conclusión

Bueno, pues espero que me haya explicado bien.  Esta es la forma (un poco resumida) de como gestiono yo las cuentas de mi estudio profesional unipersonal.

Como te he comentado al principio, aquí tienes un enlace para poder descargar las tablas y utilizarlas y adaptarlas a tu forma de trabajar (desde la pestaña «archivo» podrás descargarla en el formato que quieras)

ENLACE A LAS TABLAS UTILIZADAS

Espero que te sirvan y, si las mejoras, no dudes en compartirlas de vuelta.  Siempre viene genial aprender a hacer las cosas de manera diferente.

La conclusión con la que me gustaría que te quedaras es la importancia de no dejar de lado la parte económica del estudio profesional, pues de lo contrario corres el riesgo de verte en graves problemas que, de haber podido anticiparlos se podrían haber minimizado o incluso eliminado por completo.

Si crees que puede ser interesante para algún otro compañero no dudes en compartirlo, seguro que le viene bien a más de uno de tus contactos.