Herramientas para mantener el control económico de obras

Imagen de Freepik

[adsanity id=10019 align=aligncenter /]

Mantener el control económico de obras, evitar sobrecostes e imprevistos en la construcción de una vivienda, una rehabilitación, una reforma.

Suena mal ¿no?

Puede parecer un imposible, algo que se asume que va a pasar sin poder evitarlo, pero en realidad hay formas de evitar los sobrecostes, o al menos tenerlos controlados durante el transcurso de los trabajos para que no sobrepasen el presupuesto disponible.  y digo el presupuesto disponible, no el presupuesto inicial, que no es lo mismo…

Vamos a verlo por partes.

Todo el mundo, cuando inicia una obra quiere tener un precio cerrado, sin sustos ni sobresaltos que alteren el precio a pagar por los trabajos, pero por desgracias esto se suele quedar en un deseo, porque en muchas ocasiones nada se hace para evitarlo.

No es que se pueda evitar siempre los excesos de presupuesto, seamos realistas, es realmente improbable que no se desvíe ni un céntimo, pero sí que podemos minimizarlo y conocer las desviaciones en cada momento de la obra.

¿Por qué se desvían los presupuestos?

Hay muchas razones que pueden hacer que se desvíe el presupuesto de una obra, pero hay ciertos factores sobre los que se puede incidir para limitar esas desviaciones.  Estos factores son atribuibles a los diferentes agentes que intervienen en la ejecución de las obras.

Por un lado y como agente principal tenemos al promotor, el cliente, el que paga.

Puede parecer que no debería tener gran influencia en las desviaciones de presupuesto, pero nada más lejos de la realidad, pues en su mano está la definición de lo que quiere antes de meterse en obras.

A la hora de acometer un proyecto técnico es muy importante la máxima definición por parte del cliente.  Cuanto más defina las necesidades, la distribución, los materiales, los acabados… todo aquello que en caso de escogerlo durante las obras seguramente acabará siendo más caro de lo que lo sería en caso de definirlo en proyecto.

¿Por qué?

Pues sencillamente porque cualquier cosa que se defina en proyecto formará parte de una propuesta común, de un presupuesto global.  Sin embargo, en cuanto se pide un cambio durante la obra, ese cambio tendrá un precio individual, valorado de manera independiente del resto.

De ahí el peligro de los «Yaques»… Ya que estamos añadimos esto… ya que estamos cambiamos lo otro…

Los cambios durante la obra son uno de los grandes responsables de las desviaciones de presupuesto.  Si el cliente define al máximo lo que quiere en fase de proyecto, el control económico de las obras es mucho más sencillo y eficaz.  Hay que evitar los «yaques» a toda costa.

Además, estos cambios pueden suponer afecciones sobre otros elementos de la obra que, de haberse previsto durante el proyecto no tendrían afección, pero que es posible que al solicitarse en la obra afecten a otros elementos y se incremente todavía más el sobrecoste.

Por ejemplo.  Cambiar un pavimento de terrazo por uno de madera implica que el espesor de ambos materiales es muy diferente, por lo que habrá que recrecer el nivel del forjado que ya se ha ejecutado a una cota para cumplir niveles teniendo en cuenta el espesor del terrazo.

Así que cuidadín con los cambios durante la obra.

Por otro lado estamos los técnicos.

Sí, sí.  En este blog hay «cera» para todos.

Evidentemente el redactor del proyecto puede ser causante de sobrecostes en la obra, pues de una definición incompleta de las partidas de obra surgirán inevitablemente trabajos no previstos que incrementarán el precio final de la construcción.

Falta de mediciones, trabajos que no se contemplan, exigencias normativas que no se valoran y que luego será necesario ejecutar… son muchos los errores que se pueden cometer durante la redacción de un proyecto y que pueden afectar al incremento de presupuesto de una obra.

Los errores de proyecto y la falta de definición de los trabajos a realizar acabarán encareciendo la obra, pues provocarán la aparición de trabajos no previstos que se valorarán incrementando el precio inicial.

Y por último está el contratista, el que cobra.  Evidentemente intentará aprovechar cualquier resquicio para incrementar su beneficio, pero hay maneras y maneras de hacerlo.

Está la manera «fea», que es tirar el precio de contratación por los suelos y luego buscar fallos hasta donde no los hay para incrementar el presupuesto hasta alcanzar el margen que pretende.

Eso no está bien, es una mala práctica, pues acaba con todo el mundo en la obra enfuruñado y tirándose de los pelos.

Luego está el otro caso, el que ha estudiado el proyecto y sus costes, pero que si surge alguna partida nueva aprovecha para sacarle un poco más que si estuviera contemplada en presupuesto.  al fin y al cabo ya está contratado y no hay más remedio que hacerlo con él.  Tiene la sartén por el mango y seguramente lo va a aprovechar.

¿Ves por qué no es conveniente que el cliente se ponga a pedir cosas nuevas durante la ejecución en lugar de en fase de proyecto?

¿Cómo evitar los costes imprevistos en obras?

Como te decía al principio, es realmente complicado evitar ciertas desviaciones en una obra, pero lo que sí podemos hacer es actuar sobre los principales causantes de esas desviaciones para intentar minimizarlas al máximo.

¿De qué manera se puede mantener el control económico de obras por parte de los agentes que intervienen?

En el caso del promotor, el cliente, es evidente que como premisa fundamental para evitar sobrecostes debe tener muy claro lo que quiere antes de empezar la obra, de manera que se refleje al detalle en el presupuesto, en caso de que no sea necesario un proyecto, o bien en el proyecto que redacte el técnico, que deberá conocer esas necesidades, gustos y exigencias para poder plasmarlos en el proyecto.

En segundo lugar debe evitar a toda costa los «yaques» durante la obra, o al menos no de manera discriminada, sino manteniendo bajo control los sobrecostes gracias a las herramientas que comentaré un poco más adelante.

Si la obra va bien y tiene capacidad para gastar más, no tiene por qué evitar los «yaques», pero hay que saber en qué punto se encuentra la obra para poder tomar la decisión de ejecutarlos y por lo tanto de incrementar el importe final de la obra.

Las modificaciones durante la obra por parte de la propiedad no siempre son inadmisibles, al fin y al cabo es el que paga y tiene que poder escoger, pero tiene que tener las herramientas necesarias para conocer si las modificaciones que solicita pueden ser asumidas por el precio que está dispuesto a pagar por la obra terminada.

El papel del técnico para limitar los imprevistos que encarecen las obras es evidente.  Por un lado definir perfectamente los proyectos y por otro lado tener un buen control económico durante la ejecución de los trabajos.

Para poder definir correctamente el proyecto, no solo deberá tener en cuenta las necesidades del cliente, sino que, entre otras cosas, deberá tener en cuenta el entorno donde se va a ejecutar la obra, la disponibilidad de los materiales previstos en la zona, el nivel de detalle de los trabajos…

Ya que estamos, creo que cabe mencionar que definir los proyectos en un entorno BIM ayuda bastante a evitar errores que afecten a los precios en fase de obra.

Te puedes imaginar que le papel del contratista es fundamental para mantener a raya los sobrecostes de una obra.

Un buen contratista habrá hecho un estudio exhaustivo de la obra antes de pasar su valoración de manera que, por un lado conocerá sus costes, tanto de los trabajos definidos en proyecto como de los trabajos «auxiliares» y medios que serán necesarios para el desarrollo de la obra.

Además, seguro que durante el estudio del proyecto detectará carencias (siempre falta algo) que podrán ser advertidas y valoradas en esta fase previa.

Es por ello que es una mala idea escoger una contrata por precio, pues seguramente la más barata no habrá tenido en cuenta estos costes y acabará pidiendo presupuestos adicionales para cubrir las deficiencias de su estudio económico de los trabajos.

Herramientas para llevar un buen control económico de obras

Como ya he dicho en un par de ocasiones en el post, evitar al 100% los imprevistos y sobrecostes en la obra es bastante complicado, pero lo que sí que podemos hacer es tenerlos controlados, de manera que sepamos en todo momento cuánto nos está costando la obra, cuál será el precio final teniendo en cuenta los imprevistos que van surgiendo o en qué porcentaje de precio puede afectar un imprevisto o una modificación.

Ya que parece muy complicado que no surjan costes imprevistos, al menos vamos a tenerlos controlados para saber en todo momento cuánto va a costar la obra a la finalización y tener margen de corrección si fuera necesario

Para ello tenemos que utilizar herramientas de seguimiento y control que nos permitirán precisamente eso, tener el control económico de las obras que estemos ejecutando para evitar desvíos inasumibles.

Este control se lleva a cabo en diferentes momentos de la obra.  Te voy contando qué hacer en cada momento.

Lo primero que es necesario para el control económico de obras es tener unas mediciones muy bien definidas y desglosadas en, al menos, capítulos y partidas valoradas con precios unitarios, es decir, el coste por cada unidad de la partida (lo que cuesta cada metro cuadrado de muro, lo que cuesta cada kilo de hierro…).

En proyectos más complejos, si son de obra pública será lo habitual, se utilizan también precios descompuestos, que son los costes la cantidad de materiales, mano de obra y medios auxiliares que son necesarios para ejecutar una partida.  La suma de estos costes son los que componen el precio de la partida.

Con esta estructura de mediciones y precios ya podemos contabilizar mes a mes las partidas que han sido efectivamente ejecutadas, sumar su medición, aplicarles el precio por unidad de medición de cada partida y…

¡Et Voilà!

Sabemos lo que temos que pagar cada mes que pasa de la obra.

Esto es lo que se denomina certificación de obra.

La suma de las certificaciones de obra dará como resultado el coste total de la obra… fin.

No, no, no… no es tan sencillo.

El tema se complica un poco más cuando aparecen esos imprevistos no contemplados en el proyecto, esa petición del cliente que quiere cambiar el tipo de suelo en el salón o ese contratista que considera que el precio que había considerado para una partida no se corresponde con la exigencia de la Dirección Facultativa en cuanto a su ejecución.

Es entonces cuando se hace necesario llevar un correcto control económico de las obras, puesto que lo que se va pagando por estos imprevistos hay que sumarlo a lo que se va pagando en certificaciones, lo que llevará a un incremento del precio final de la obra, pero… ¿en que cantidad? ¿será asumible?

Tener valorados los imprevistos, integrarlos en las certificaciones y estimar el coste final considerando cada imprevisto que va surgiendo es lo que nos permitirá mantener el control económico.

Las herramientas que nos ayudarán a mantener ese control económico son básicamente tres:

• Los precios contradictorios.
• Las preliquidaciones.
• La liquidación final de obra.

Precios contradictorios

Los precios contradictorios nos ayudarán a dar valor a cada imprevisto o modificación, pero no solo eso, no es un simple presupuesto, sino que nos ayudan también a conocer la repercusión sobre el total de la obra.

En ocasiones las modificaciones o imprevistos sustituyen o modifican el precio de una partida ya existente, o cambian una medición, unas calidades… todo eso se refleja en una modificación del precio que queda detallada en el precio contradictorio.

Como ves en la imagen, el precio contradictorio (uno por cada imprevisto o modificación) tiene varias partes.

En primer lugar tiene una numeración que se integrará con el capítulo del presupuesto que le corresponda.

Luego tiene una descripción detallada de la nueva partida, especificando las unidades en que se medirá.

Si se quiere hilar fino (se debería) se puede desglosar el precio en sus precios descompuestos.  ¿Qué cantidad y a qué precio de cada material es necesario para ejecutar una unidad de la partida? ¿Qué cantidad de mano de obra? ¿Se requieren medios auxiliares? ¿con qué repercusión sobre la partida?

Todo esto acabará generando el precio de cada unidad de la partida.

A continuación se indica el precio original del proyecto que se ve afectado por el precio contradictorio, ya sea porque lo sustituye o porque lo modifica.  Aquí se indica cuál era el valor total de la partida original, de manera que pueda ser comparada la variación con respecto al nuevo precio.

Por último nos encontramos con la parte en la que se indica la cantidad de unidades que se ejecutarán de la partida descrita en el contradictorio, a qué precio y con que importe total (precio por cantidad).

Conociendo el importe que supone la ejecución del contradictorio se podrá indicar la diferencia con respecto de la previsión de proyecto, por lo que ya podremos saber qué repercusión sobre el presupuesto total de la obra supondrá la ejecución de este contradictorio.

Preliquidación

Si solamente surgiera un contradictorio en el transcurso de la obra ya lo tendríamos solucionado, pero es habitual que surjan muchos más, así que necesitamos alguna otra herramienta que nos permita tener actalizado el coste final de la obra según se van sucediendo los contradictorios.

Esa herramienta es la preliquidación.

Es una buena costumbre en las obras llevar al día la preliquidación, puesto que es lo que nos va a indicar en qué punto nos encontramos, económicamente hablando.

Cómo ves en la imagen, las líneas en rojo indican las partidas de cada capítulo del presupuesto que han sufrido alguna modificación.

Además, al final de cada capítulo se añaden los precios contradictorios que se han aprobado hasta el momento.

Tanto en las partidas modificadas como en los contradictorios se indica la medición definitiva de cada uno (puede que la partida original sea 0 o que se haya modificado su medición), de manera que al aplicar los precios unitarios se obtiene el importe de cada partida y, por consiguiente, el importe del capítulo teniendo en cuenta las modificaciones o imprevistos reflejados con los precios contradictorios.

Como ves hay una última columna en la que se indica la diferencia de la previsión de proyecto con respecto a la modificación, lo que nos ayudará a valorar la viabilidad o no de un cambio y el coste porcentual que supone con respecto a la partida original o a la variación del total del proyecto.

Solo nos quedaría sumar los importes de todos los capítulos para conocer el valor actualizado de la obra con los imprevistos y modificaciones aprobadas.

Liquidación

La liquidación de obra no es tanto una herramienta de control económico, sino más bien es una herramienta con la que daremos el coste final de la obra, con todas las modificaciones que definitivamente se han ejecutado durante las obras.

Es el precio que finalmente deberá pagar el propietario o promotor.

La estructura es exactamente la misma que la de la preliquidación, solo que ahora las modificaciones ya son definitivas, están aprobadas, han sido aceptadas y ejecutadas y por lo tanto deben ser abonadas.

Por no repetirme, en la imagen te pongo un ejemplo de resumen de liquidación (sería la misma en la preliquidación), en la que se refleja el importe original del proyecto de cada capítulo, el importe definitivo de cada uno de ellos aplicando los precios contradictorios que le correspondan y la columna de variación del definitivo con respecto al original.

A mi me gusta añadir una última columna con un valor porcentual de la variación.  En mi opinión aporta más información acerca de por dónde se puede haber ido la obra.

Conclusión

Como ves, es muy improbable terminar una obra sin que aparezcan imprevistos, pero tan importante como evitarlos en la medida de lo posible, es tenerlos controlados para que no aparezcan sorpresas desagradables al final de la obra y que todos los agentes acaben contentos y con los costes controlados.

El control económico de obras es una labor que interesa a todos los agentes, por lo que requiere una dedicación y, sobretodo, un seguimiento continuo que nos ayude a tomar decisiones que sean acordes a las posibilidades económicas reales de que disponemos.

[adsanity id=8139 align=aligncenter /]

[adsanity id=8902 align=aligncenter /]