Cómo preparar presupuesto de honorarios profesionales

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Preparar el presupuesto de honorarios es seguramente el paso más importante que hay que dar frente a un cliente.  Es el primer contacto, la primera impresión que se da a ese cliente que ha llegado a nosotros confiando en que podamos ayudarle a resolver su problema, aunque de primeras en realidad no sabe qué es lo que necesita de nosotros, así que este documento, el presupuesto de honorarios será el que le haga descubrir algunas necesidades con las que en principio no contaba.

Es importante por tanto que el cliente descubra esas necesidades entendiéndolas, dándose cuenta que las necesita, ya sea porque son recomendables o bien porque son legalmente obligatorias.

Esa es la primera función del presupuesto de honorarios y no dar un precio como pudieran muchos pensar en un principio.

Gran parte de la confianza que pueda tener el cliente se verá reforzada si antes de hablar de precios ya le estás dando el servicio de descubrirle lo que necesita.

Una vez descubiertas las necesidades y perfectamente entendidas, es cuando el cliente necesita saber lo que le cuesta, tu precio, el coste de lo que necesita para resolver el problema que se le presenta.

Pasar un precio es fácil, en dos líneas se puede dar una pequeña explicación y un importe, pero si realmente quieres que tu precio, sea el que sea, no sea simplemente un número demasiado alto necesitarás tratar este documento con mimo para que tu profesionalidad se refleje desde este primer documento que recibe de ti el cliente y pueda llegar a diferenciarte de otras ofertas, no precisamente por precio.

Por cierto, lo de calcular los honorarios ya te lo conté en un post anterior, así que te recomiendo que si no lo conoces le des un vistazo cuando termines de leer este.  Están relacionados y seguro que te resultará interesante.

Yo no soy ningún maestro de preparar presupuestos, ni tengo estudios especiales al respecto ni cursos ni nada de nada, solo tengo varios años de experiencia haciéndolo y he llegado a un punto en el que creo  que mis propuestas son buenas, independientemente de mis precios, así que el objetivo del post no es darte una clase magistral sobre cómo se hace, sino que lo que pretendo es mostrarte cómo lo hago yo, lo que considero que es importante para que tu mismo puedas coger lo que creas que te sirve y desechar lo que no te guste.

Eso sí, si lo que desechas lo haces con criterio y crees que se podría mejorar mi propuesta te estaré muy agradecido si lo compartes conmigo, así yo también podré mejorar.

¿Trato hecho?

Bien, pues hecha la introducción, si te parece voy a ir compartiendo contigo cómo preparo mis presupuestos de honorarios.

Antes que nada, información

Como te comentaba en la introducción, el presupuesto de honorarios es en muchos casos el documento que le va a descubrir al cliente que lo que necesita es más de lo que él pensaba.

Normalmente el cliente no sabe que para una reforma pueda ser necesario un proyecto, más un estudio de seguridad, más una dirección de los trabajos, más la coordinación si procede, más… él sabe que necesita (en muchas ocasiones no llama porque crea que «necesita» sino porque se le exige) un técnico pero no sabe realmente cuál es la labor que el técnico tiene que hacer, qué problemas le va a solucionar más allá de que sea obligatorio para que le den licencia de obras.

Con esa premisa de no conocer la labor del técnico, todo precio que se le pase le va a resultar caro.

Sea cual sea.

Si una cosa no se conoce, no tiene valor y si no tiene valor, cualquier precio que se le ponga es elevado.

Es por eso que el presupuesto de honorarios no puede limitarse a ser un documento que refleje un precio, sino que tiene que ser el documento que le cuente al cliente lo que necesita.  Mejor dicho, los problemas que se le van a resolver.

Nadie paga nada por algo que no conoce, pero cualquiera está dispuesto a pagar por resolver problemas que tenga claros, por facilitarse la vida.

Si quieres que el cliente no vea caros tus honorarios, sean por el importe que sean, explica en el presupuesto qué problemas le resuelves, qué servicios le vas a prestar.  Será la única manera que esté dispuesto a pagar tu precio.

La primera impresión sí que cuenta

Además de darle al cliente la información que he comentado hace un momento, la imagen que le transmitas puede hacer que la balanza se decante a tu favor en caso de que al final esté indeciso entre dos propuestas parecidas.

Pese a quien pese, la imagen es una poderosa arma de venta.

¿Cuántas veces te has decantado por un producto determinado únicamente porque estaba mejor presentado?

Estoy seguro que muchas, incluso que te ha generado desconfianza el mismo producto de otra marca que no conocías o que la presentación era más fea.

Esto es una realidad muy estudiada, está comprobado que la imagen que percibimos influye en la decisión de compra, por lo que ¿porqué desperdiciar esta oportunidad de diferenciarse de la competencia?

Hace ya un tiempo que decidí invertir en mi imagen corporativa.  Muchos me recomendaron no gastar ese dinero (no es barato) en crear un logo, total, eso se puede hacer en dos tardes con el photoshop.

Pues no.

Te puedo asegurar que es una de las mejores inversiones que he hecho hasta el momento y que no es solo crear un logo, sino que se trata de crear todo un entorno, una imagen corporativa que acompañe a tu propuesta y que transmita en el cliente lo que realmente quieres transmitir.  Como te digo eso no es solo un logo.

Por cierto, aprovecho para volver a agradecer a Socarrat Studio el trabajo que realizaron conmigo.

Lo primero que va a ver el cliente es el formato en el que se le entrega la propuesta.

¿Son unas hojas grapadas? ¿Le llevas una carpeta con tu imagen? ¿Lleva una portada? ¿Se le entrega en una funda de plástico?

Todo eso te aseguro que influye.

Yo en mi caso entrego una carpeta con mi imagen corporativa.

Como ves es la típica carpeta de cartón con solapa en la que dentro pongo las hojas de la propuesta, la tarjeta de presentación o cualquier otro documento que considere que pueda ser importante para mejorar la propuesta.

Si hablamos del propio documento de presupuesto de honorarios, es importante que tenga una portada que indique al menos el objeto del encargo, el cliente y la fecha.  yo pongo también la ubicación del inmueble objeto del presupuesto.

En cuanto al resto de hojas del presupuesto yo le pongo un encabezado con mi logo y un pie a todas las páginas, así como un fondo de agua, aunque esto último puede ser contraproducente si no está bien planteado (para eso están los profesionales)

No olvides meter tu tarjeta profesional en la carpeta.  Sí, ya sé, ya te tiene fichado, pero… no está de más que pueda guardar tu tarjeta.

Si no tienes tarjeta todavía no sé qué estás esperando.

La primera impresión es la que cuenta.  No desperdicies esa oportunidad para influir en la decisión de que te escoja tu posible cliente

Recuerda además que, independientemente de que acabe el cliente escogiendo tu propuesta o no, es importante que perciba tu profesionalidad.  Quizá tu presupuesto realmente no está a su alcance, pero si le ha causado buena impresión se habrá quedado con las ganas y quizá te recomiende a alguien que sí tenga capacidad para pagar tu precio.

Partes del presupuesto

Como todo documento, el presupuesto de honorarios debe tener una estructura correcta para que se entienda y que la información se muestre de la mejor manera posible.  Las diferentes partes en las que organizo mis presupuestos son las siguientes:

• Objeto del presupuesto.
• Enumeración de servicios.
• Servicios complementarios.
• Valoración de trabajos.
• Condiciones del presupuesto.
• Forma de pago.
• Firma.

Como ves dista mucho de ser un par de líneas y un precio.

Esta estructura la mantengo para todos los presupuestos que paso.  En algunas ocasiones se puede simplificar alguna de las partes, pero al final acaban apareciendo todas.

Si te parece te cuento cada una de ellas.

Objeto del presupuesto de honorarios

Se trata de describir qué nos han pedido, en pocas palabras.  No es necesario que enumeremos todas las actuaciones que se van a presupuestar, eso ya lo haremos en el siguiente apartado, sino que se trata de decir lo que se pretende y aportar información sobre el inmueble, como la ubicación, superficie o nombre del cliente.

Por ejemplo:

«Actuación técnica para la ejecución de trabajos de reforma de vivienda unifamiliar en Valencia, con una superficie de 128m2, por encargo de Felipe Gutiérrez Queleveo.»

También se puede incluir en esta parte alguna característica que se haya tenido en cuenta para obtener el importe presupuestado.

Enumeración de servicios

Esta es una de las partes más importantes.

Aquí es donde tenemos que conseguir mostrar al cliente lo que vamos a hacer por él, todo el trabajo que vamos a realizar para que se de cuenta que el precio que pasemos no sale de nuestra imaginación, sino que realmente hay un trabajo detrás.

Es también lo que hará ver al cliente que aquello que él cree que va a ser solamente contratar a un técnico para tener una licencia se tiene que traducir en un proyecto, una dirección de obra, un estudio de seguridad, una coordinación, un estudio de gestión de residuos, etcétera… es decir, le estás dando información sobre lo que de verdad necesita.

Cuando a un cliente se le pasa un precio por hacer una dirección de obra él ve tres palabras, dirección-de-obra, pero no ve que detrás de esas tres palabras está la supervisión de los trabajos que le van a realizar para que todo esté correcto, hay un comprobación de materiales, hay unas visitas que implican un tiempo y unos desplazamientos, hay un trabajo en oficina para preparar dichas visitas, o posterior a las mismas para plasmar lo que se ha hablado o para hacer comprobaciones y cálculos sobre los que tomar decisiones que irán a favor del cliente.

Además le indicas que le vas a entregar informes de cada visita a la obra, reportaje gráfico del estado de la obra y te pones a su disposición para resolverle las dudas que tenga sobre lo que le mandas.

Por supuesto no ve la responsabilidad, pero eso es un tema que daría para otro post, pues el cliente no compra responsabilidad, el cliente compra lo que le resuelve problemas.

Como imaginas, si a un cliente le dices que le cobras 300€ por una dirección-de-obra le va a parecer caro, solo son tres palabras, pero si le cobras 1.000€ después que haya entendido el trabajo que hay detrás, posiblemente le parezca un precio razonable.

Por eso es tan importante este apartado, así que no escatimes tiempo en describir los servicios.

En mi caso tengo ya preparada la lista de servicios y la descripción de cada uno de ellos, a modo de listado, de modo que cuanto tengo que montar un presupuesto, sólo tengo que coger los servicios que me contratan, pegarlos y adaptar si es necesaria alguna modificación.

Servicios complementarios

Son esos servicios que muchas veces se dan por supuestos, pero que al fin y al cabo implican un tiempo al que se le tiene que dar valor.

Dar valor no quiere decir ponerle un precio, sino que si tú has decidido que son servicios que van a estar implícitos en tu oferta ¿por qué no aprovecharlos para hacer tu oferta más atractiva?

Me explico.

Supongamos que uno de los servicios que prestas a tus clientes es la gestión de permisos ante el ayuntamiento.

Si no le dices nada al cliente y simplemente se lo prestas, o bien si se lo dices pero no queda reflejado como una «partida» más de tu presupuesto, te estás creando una obligación sin contraprestación.

Sin embargo, si dentro del apartado de servicios complementarios, uno de los conceptos es «gestión ante la administración» y enumeras los trabajos a realizar como imprimir las copias, desplazamientos al ayuntamiento, seguimiento del trámite, etc… le estás haciendo ver al cliente que eso te supone a ti un trabajo, de manera que si luego se encuentra con un precio para esa «partida» no le va a extrañar.

Pero no se trata de sacarle un precio a la partida, sino de dar valor a ese trabajo para que te sirva como ventaja.  Puedes hacerlo de varias maneras, pero yo lo uso de estas dos:

• Por un lado, cuando llegue a la lista de precios de cada partida puede no tener importe, sino que ponga «incluido», lo que le hará percibir un beneficio.  Le has regalado algo que tiene valor.
• O bien puedes ponerle un precio a la partida que te sirva de comodín a la hora de una negociación.  Si tienes que negociar algo es mejor que negocies algo que ya estabas dispuesto a no cobrar de inicio antes que bajar el precio de tu servicio principal, algo que por otra parte no te recomiendo en absoluto.

Como ves es una manera de sacar beneficio de esas partidas que normalmente dejas implícitas en la oferta, pero que no te aportan ningún beneficio.

Otros servicios que puedes incluir en este apartado son por ejemplo la gestión de contratas (comparativos para escoger contratas), copias adicionales de documentación, reuniones con abogados si ofertas periciales… Imaginación al poder.

Valoración de trabajos

Esto no es más que una tabla en la que pongo el título de la «partida» (dirección de obra, coordinación de seguridad, proyecto…) y a continuación indico su precio, de manera que al final se pueda sacar una suma.

Yo en mi caso separo los servicios complementarios, pues de esa manera no incrementan el presupuesto de las partidas que realmente sí se tienen que tener en cuenta obligatoriamente, lo que podría llegar a confundir si el cliente acaba mirando el «número gordo» entre varios presupuestos.

Condiciones del presupuesto

A algunos les puede parecer poco adecuado poner condicionantes en el presupuesto, por aquello de no parecer demasiado exigentes, pero en mi opinión considero que poner las cosas claras desde el principio es un signo de seriedad frente al cliente, ha de percibir que no van a aparecer sorpresas.

Imagina que el cliente opta por tu presupuesto pero, a la hora de firmar le indicas alguna condición que no le cuadra.

Es mejor que todo quede bien claro desde el principio, de manera que si acepta tu oferta acepta las condiciones.

¿Cuáles son algunas de las condiciones que pueden ir aquí?

Pues por ejemplo la duración estimada de la obra para la que se ha valorado el presupuesto, el precio de plazo adicional, el plazo de validez del presupuesto, si se incluyen visados o no, si se incluye va en los precios, … en definitiva todo aquello que deba quedar claro desde el principio, lo que se considera dentro del presupuesto y lo que no.

Por cierto, no está mal en este apartado incluir la coletilla de «queda excluido todo aquel trabajo no definido en el presente presupuesto» (para eso nos lo hemos currado describiendo al máximo), así como un precio/hora para posibles trabajos adicionales que surjan y que no se puedan valorar de manera unitaria.

Como ya te comentaba en el post de cálculo de honorarios profesionales ¿verdad que cuando cualquier contrata no tiene algo contemplado en su presupuesto te para un precio contradictorio o por administración?

¿Por qué tú no?

Forma de pago

Muchos incluirían este apartado dentro del anterior, pero a mi me gusta dejarlo separado por la evidente importancia que tiene.

La forma de pago se puede negociar, no tiene porque ser la que se indique en este apartado, faltaría más, pero de esta manera queda claro que hay una forma de pago, sea la que acabe siendo, que se va a tener que respetar.

Yo por ejemplo indico que la forma de pago será transferencia bancaria, por lo que si me dicen «pásate a cobrar» puedo decir que no, que me hagan transferencia según se acordó ¿porqué tengo que perder tiempo y un desplazamiento para una cosa que se puede hacer desde un ordenador sin perder ni un minuto?

Otra cosa que dejo clara son los hitos de cobro.

Tanto por cien como provisión, tanto a la entrega de documentación, tanto al inicio de la obra, tanto al…  Soy estricto en esto, pues creo que es una mala costumbre esa que teníamos en los buenos tiempos de esperar a «un cobro gordo que merezca la pena»

¿Qué pasa si aparecen problemas mientras esperamos a ese cobro gordo?  Que el dinero lo tiene otro.

Yo prefiero ir haciendo pequeños cobros que correspondan al trabajo ejecutado.

También especifico en este apartado cómo será el proceso de pago y los plazos.  En mi caso indico que se enviará minuta y que el pago se tiene que realizar dentro de los cinco días siguientes a la recepción de esa minuta.

Evidentemente se puede ser flexible si no hay problemas, pero si aparecen problemas de cobro te aseguro que esta coletilla te facilitará mucho las cosas.

Firma del presupuesto

Esto siempre.

Pon tu firma cuando entregues el presupuesto, original manuscrita, ya que esto muestra confianza.

Deja al lado el hueco para que firme el cliente.

Otras cosas a tener en cuenta con los presupuestos de honorarios

Te recomiendo que entregues el presupuesto en mano.

Sí, es más cómodo entregarlo por mail, pero al entregarlo en mano hacer ver al cliente que para ti es importante y por eso empleas tu tiempo en entregárselo.  Además, así se lo puedes explicar todo de primera mano y resolver las dudas que le puedan surgir en un primer momento.  Tienes la ocasión de explicarle los trabajos que has enumerado para asegurarte que los entiende perfectamente y tienes opción de comprobar lo receptivo que se muestra al recibirlo, lo que te da la posibilidad de orientar tu explicación según te interese en función de lo que percibas de él.

Además, puedes incrementar la calidad de la propuesta entregando la carpeta que ya he mencionado, un buen papel, la firma original o, lo que puede ser más importante, entregarle un buen apretón de manos y el contacto cara a cara.

No olvides que somos personas y que damos más confianza en persona que detrás de una pantalla.

¿Cuántos de tus competidores en esa oferta entregarán en mano?

Igual te quitas a alguno solo con este gesto.

Merece la pena.

Entregar el presupuesto no es el último paso de una oferta de servicios, hay que hacerle un seguimiento.

Ponte en contacto con el cliente a los pocos días de entregar el presupuesto interesándote por si tiene alguna duda que le puedas resolver, que vea que es importante para ti que lo entienda perfectamente y que además te tomas tu tiempo para ponerte en contacto.

Muestra tu profesionalidad y haz ver el servicio que le puedes llegar a prestar, atento y cercano.

Haz un segundo contacto, al menos por mail, para interesarte por la decisión, no más allá de una semana o semana y media tras entregar el presupuesto, a no ser que te hayan indicado que tardarán más tiempo en tomar una decisión.

Tienes que permanecer presente en la mente del cliente mientras está en el proceso de tomar una decisión.

Por último, sé honesto en tu propuesta.

No ocultes costes, explica todo lo que haya que explicar, no des lugar a confusión en caso de que te contraten.  Recuerda que al final, lo que queda es tu honestidad.  Eso te dará la posibilidad de que te puedan recomendar a otros, el famoso boca-oreja.

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