Carpeta de coordinación de seguridad y salud en obras

Cómo preparar la carpeta de coordinación de seguridad y salud

Lee hasta el final, este post viene con regalo 😉

La intervención de coordinación de seguridad y salud durante la fase de ejecución de una obra es rechazada por mucho técnicos por el riesgo que conlleva, ya que no depende la responsabilidad únicamente de la propia actuación, sino que depende en gran medida de la concienciación de las empresas que intervienen en la obra, de los trabajadores y por si fuera poco, de la concienciación del propio promotor de las obras.

En muchas ocasiones se dice que cuando uno hace las cosas bien, puede estar tranquilo, pero en el caso de la coordinación de seguridad y salud da la sensación que no es del todo así, ya que en primer lugar parece que ni los propios técnicos nos ponemos de acuerdo en lo que un coordinador tiene realmente que hacer, como vimos en el post Coordinación de Seguridad en Obra ¿Estamos todos de acuerdo? Si los técnicos no acabamos de ponernos de acuerdo en los criterios, y eso que se supone que somos los que sabemos, imaginad los que tienen que buscar responsables en caso de accidente, que no tienen el conocimiento técnico.

Esta situación lleva a una tremenda inseguridad jurídica que provoca cierta incertidumbre, ya que aunque estemos seguros de que nuestra actuación es la correcta ¿qué pensará el que tiene que decidir si somos responsables de algo en caso de accidente?

Tras asistir a un par de charlas sobre coordinación de seguridad y salud organizadas por el CAAT Valencia en la que fueron invitados jueces, fiscales, abogados e incluso inspección de trabajo, me di cuenta de la disparidad de criterios que te puedes encontrar a la hora de interpretar lo que dice la ley que tiene que hacer un coordinador.

Lo que también me quedó claro en estas jornadas es que, independientemente de que se pueda interpretar que tu actuación es la que corresponde según la normativa, lo que no cabe ninguna duda y quedó meridianamente claro es que siempre será mejor acreditar tu actuación, sea o no la correcta según criterio del que te juzga.

El magistrado que puedas tener delante en caso de que pase alguna desgracia en tu obra puede pensar que no has actuado según él interpreta la norma, pero si puedes acreditar tu actuación, las indicaciones que has dado, tu presencia en obra cuando ha sido necesario, tu actividad de coordinación… siempre será mejor que si no puedes acreditar nada de lo que has hecho, aunque lo hayas hecho.

En mis intervenciones como coordinador de seguridad documentar todo lo que hago es fundamental, pero coincidiréis conmigo que mantener el orden de la documentación cuando van avanzando los meses de obra puede llegar a ser complicado, no solo por la cantidad de documentos que se pueden llegar a acumular, sino por el orden que se requiere para saber dónde está cada cosa y sobretodo para saber qué tener en cuenta en cada momento de la obra.

Para ello yo arranco mis intervenciones de coordinación preparando mi Carpeta de Coordinación de Seguridad y Salud que me servirá para recopilar y mantener ordenada la documentación que se va generando y que me servirá para acreditar mi actuación.

¿Quieres saber cómo es mi carpeta de coordinación de seguridad y salud?

Pues nada, en ese caso estás en el post adecuado, porque en lo que viene te voy a contar cómo organizo yo mi carpeta de coordinación.  No es en absoluto perfecta, ni mucho menos, pero espero que te sirva para completar la tuya y además que compartas conmigo lo que consideras que me falta por añadir.

Un buen trato ¿no?

Pero no me voy a quedar únicamente en contártelo, sino que voy a compartir contigo los archivos que utilizo, pero eso será un poco más abajo… sigue leyendo.

En primer lugar comentarte que las hojas de mi carpeta de coordinación de seguridad, además de para hacer anotaciones referidas a los puntos indicados en cada una a modo de lista de chequeo y recordatorio, las utilizo a modo de portadas, de manera que me sirven para clasificar la documentación recopilada.

Si por ejemplo tengo la aprobación de plan de seguridad de una contrata, pues irá junto con las demás aprobaciones detrás de la portada de aprobaciones de seguridad y en la misma portada iré anotando la lista de las empresas que tienen  el plan aprobado, su actividad, la fecha en que fue aprobado el plan, si ha habido algún informe negativo, si ha habido modificaciones, etcétera.  Así tengo, de un solo vistazo, toda la información de los planes de seguridad de las empresas de la obra.

Así con todo.

Pero creo que será mejor si os cuento las “portadas” más destacadas de mi carpeta de seguridad y salud, así que allá vamos.

Primero los datos

Hay que saber en todo momento qué empresas están en nuestra obra, así que lo primero que tengo son los datos.  La primera por supuesto los datos de la obra y a continuación, tras el índice de documentos que me sirve de checklist,  los datos de las empresas (contratistas o subcontratistas) que están o van a estar en la obra.

Para tener un vistazo rápido de las empresas que están tengo un listado con los datos generales, las verificaciones de lo que han aportado de entre todo lo que se solicita.  Sobretodo me interesa tener a primera vista si es contrata o subcontrata, así como si ha entregado o recibido el plan de seguridad.  A continuación de esta portada es donde voy poniendo los documentos que me aporta cada contrata, pero no todos al montón, sino que tengo una ficha de empresa en la que anoto lo que me va entregando, de manera que detrás de cada ficha, está la documentación de cada empresa.

Lista de empresas en Carpeta de coordinación de seguridad y salud

Lista de empresas contratas y subcontratas

Ficha de empresas en carpeta de coordinación de seguridad y salud

Ficha de empresas

Entrega de documentación e información sobre obligaciones

Una de las obligaciones del promotor es informar a los contratistas de las obligaciones preventivas que deberá cumplir en la obra.  Además, para que durante la obra no me vengan con excusas de para entregar cualquier documento que les exija, antes de empezar a trabajar la empresa en la obra recibe una lista con la documentación requerida y con la información de obligaciones preventivas.  Estos documentos me los firman a modo de recibí y los guardo tras estas portadas, en las que anoto a quién se lo he dado y la fecha de firma.

En el archivo que podréis descargar al final (ups, se me ha escapado 😉 ) tendréis también modelos de estos documentos que os digo para que los podáis utilizar en vuestras obras.

Control de planes de seguridad

Tras la hoja de apertura de centro de trabajo viene una de las partes más importantes a controlar cuando actúas de coordinador de seguridad y salud en obra, que es todo lo relacionado con el plan de seguridad.

Para poder controlar bien los planes que se entregan, a quien se entregan, si se aprueban, si se modifican o cualquier otra circunstancia que afecte al plan hay que en primer lugar tener claro lo que hay que exigir, para entonces poder listarlo y tenerlo a la vista para no permitir trabajar a ninguna empresa sin el correspondiente plan de seguridad.

Por supuesto hay que controlar también las modificaciones y anexos al plan ya que, aunque a algunos les resulte extraño, el plan es un documento que va evolucionando a lo largo de la obra, hay que ir actualizándolo y es necesario tener clara cada modificación, quien la ha realizado, con que objeto, lo que ha cambiado, en qué fase, a quién afecta… en definitiva tener un control completo de la documentación del plan de seguridad.

Control de plan de seguridad en la carpeta de coordinación de seguridad y salud

Control de planes de seguridad

Control de plan de seguridad en la carpeta de coordinación de seguridad y salud

Control de modificaciones del plan de seguridad

Por supuesto detrás de cada una de estas hojas irán las correspondientes aprobaciones de seguridad con los informes de revisión y por otro lado, en la otra “portada” iremos colocando de manera ordenada las modificaciones y anexos que se produzcan durante la obra.

Control de personal, maquinaria y medios de la obra

Si el control de planes de seguridad es importante, no lo es menos el control de quién o qué hay en la obra.

Los que sufren accidentes son los trabajadores y los que son susceptibles de causarlos son las máquinas, herramientas y medios auxiliares, así que por pura lógica, coordinar estos aspectos nos ayudará a controlar gran parte de los riesgos.

En una obra pequeña puede no ser un problema, pero según va creciendo el tamaño de la obra es más complicado hacer el control únicamente con estas hojas, sino que ya habría que utilizar algún tipo de software de apoyo, ya que el número de trabajadores, maquinaria o medios que pueden llegar a haber es muy elevado.

La primera hoja que utilizo para el control de personal es el listado en el que además, según compruebo la documentación que tengo de cada trabajador la puedo marcar como validada, de manera que una vez revisada toda la que tengo es fácil comprobar la que falte de cada trabajador y poder reclamarla.

Para facilitar el listado yo lo tengo organizado por empresas, de manera que tengo un listado por cada una de ellas y detrás de cada listado coloco agrupada la documentación que recibo de cada trabajador.

Para cada trabajador chequeo si he recibido justificación de su formación, información, EPIs y reconocimientos médicos, así como la fecha de entrada y salida de la obra.  Para ser sincero, éste último dato de entrada y salida acabo por no rellenarlo nunca, pero ahí está con la intención de llevar un mayor control si cabe.  En caso de que el trabajador tenga alguna responsabilidad lo añado en las observaciones, aunque tengo en mente poner otra casilla para indicar esto en concreto.

Contorl de personal en carpeta de coordinación de seguridad y salud en obra

Control de personal

En cuanto a la maquinaria y medios auxiliares es parecido, un listado con cada uno de los elementos indicando la empresa que lo aporta y los trabajadores autorizados para su utilización.  Las autorizaciones de uso, aunque suelen poner cara de extrañeza cuando las solicito, las coloco tras estos listados, junto con el resto de justificaciones que me aporten.

No es que me quede copia de toda la documentación de cada una de las máquinas o medios auxiliares, sino que marco la documentación que he comprobado que existe.  Lo que si exijo es al menos verla.

Control de maquinaria en carpeta de coordinación de seguridad y salud en obra

Control de maquinaria y medios auxiliares

Reuniones de coordinación

Es otra de las actividades que he detectado cierta extrañeza en algunas obras, ya que no todos los compañeros las hacen, pero en realidad es una de las principales funciones de un coordinador… COORDINAR.  Y para eso es necesario periódicamente reunir a los coordinados para que todos los que tengan presencia en la obra pongan en común sus necesidades, riesgos, planificación y cualquier otro aspecto que pueda afectar a la seguridad de los trabajadores de la obra.

Todavía hay muchos que piensan que la función del coordinador es la de controlar las medidas preventivas pero no, no os equivoquéis, la función del coordinador es coordinar y, en caso de que pase alguna desgracia en la obra, justificar que se ha realizado labor de coordinación (y no de control, al menos como actividad principal) os podrá sacar de más de un apuro.

En las fichas de control de reuniones de coordinación recopilo, por un lado las convocatorias de reunión indicando las empresas convocadas y sus representantes o responsables y por otro lado otra ficha en la que recopilo las actas de cada reunión, por supuesto firmadas por los asistentes.

Off topic

Las últimas dos fichas/portadas que tengo en mi carpeta de coordinación son la de amonestaciones y la de inspecciones.  Sí, sí, he dicho amonestaciones, pero no hechas por mi parte a los trabajadores, el coordinador no tiene poder para amonestar a un trabajador, sino las amonestaciones que sugiero al empresario (o su representante) haga en caso de que a pesar de entregar EPIs, medios de protección, protecciones colectivas y todo aquello que esté en su mano ( a veces incluso pasa) el trabajador no hace uso de ellos por incomodidad o cualquier otra razón (os suena).  En ese caso, el tener entregada al trabajador una amonestación puede ser la diferencia en cuanto se busquen responsables.  Es una pena que casi ningún empresario utilice este recurso, se evitarían muchos sustos.

Por otro último tengo el registro de las inspecciones periódicas de la obra.  No os extrañéis, sigo manteniendo que la labor del coordinador no es controlar los medios preventivos de manera directa, pero es necesario inspeccionar periódicamente la obra para ver si la labor de coordinación se cumple como estuviera prevista.  De paso, si se detecta alguna irregularidad se puede hacer mención, pero ojo a como lo digas, no vaya a parecer que eres tú el que dices lo que hay que poner y lo que no.  Eso lo dice el contratista a través de su plan de seguridad.  Que quede claro.

Toca montarlo todo

Os podéis imaginar la cantidad de papeles que se llegan a generar en una coordinación.  Bueno, si eres o has sido coordinador no hace falta que te lo imagines, seguro que lo sabes de buena tinta, así que es importante mantener un orden para poder encontrar cualquier papel en el momento en que lo necesitemos.

Para ello, como he ido comentando a lo largo del post, utilizo las fichas a modo de portadas y detrás de cada una de ellas voy añadiendo los documentos.

Si lo hago en papel (prácticamente nunca), loo que hago para facilitar encontrar cada una de las portadas es imprimirlas en un papel de color para poder localizarlas más rápidamente.  Además, si se va haciendo gorda la carpeta no estaría de más que las marcaras con post it sobresaliendo con cartelito de qué hay en cada uno.  Así podrás encontrar lo que quieras incluso con la carpeta cerrada.

Pero como te digo yo casi nunca lo tengo en papel, sino que lo tengo montado en un PDF que puedo llevar en el iPad y comprobar en el momento que quiera con aplicaciones tipo GoodReader.

Para mantener ordenado el PDF y poder encontrar lo que necesites es importante tomarte un poco de trabajo al principio para que luego todo sea más fácil.  Lo primero es poner en un mismo documento todas las fichas que he ido comentando.

Una vez tienes el PDF creado tienes que asignar marcadores a cada una de las fichas, de manera que cuando abras el árbol lateral del PDF podrás ir directamente a la que necesites.

Según recopilas documentación, normalmente ya me llega todo en PDF por mail, lo añado al que tengo creado tras la ficha que le corresponda.  Si te tomas la molestia de añadir también un marcador al documento que añades ya tendrás un sistema infalible para saber en todo momento dónde tienes cada cosa.

Pero ¿no decías que había un regalo?

Pues claro que hay regalo, después de haber llegado hasta aquí con el post tan largo que me ha salido te lo mereces.

¿Cuál es el regalo?

Pues como no podía ser de otra manera, en el enlace al que te llevará el botón encontrarás un archivo en excel con las fichas que utilizo yo en mi carpeta de coordinación, de manera que espero que te sirvan como modelo para adaptarlas a tus necesidades y usarlas en tus obras.

Además te encontrarás dos archivos en Word, uno de ellos es el Listado de Documentación Preventiva que hago llegar a las contratas antes de iniciar sus trabajos y el otro es la Información sobre las Obligaciones Preventivas que te recomiendo lo hagas llegar también a cada una de las empresas que participen en tu obra.

En el tercer docuemento Word encontrarás un enlace que te agradecería que siguieras en caso de que te haya resultado de utilidad la documentación que he puesto a tu disposición.

¿Qué te parece el regalo?

Para poder descargar todo esto solo tienes que pinchar en el siguiente botón.  El único precio por descargar toda esta documentación será compartir con tus contactos de redes sociales a través del botón.  Así colaborarás para que llegue a muchos más compañeros y a mi me ayudas con la difusión del post.

¿Trato hecho?

PINCHA PARA DESCARGAR LA CARPETA DE COORDINACIÓN

Enlaces interesantes

A modo de remate final te pongo unos enlaces relacionados con el tema de la Coordinación de Seguridad y Salud, por si te sirven:

Si te ha parecido interesante no olvides compartirlo con tus contactos en las redes sociales, quizá a alguno de ellos también le interese. Gracias.

Alario Arquitectura técnica en Valencia. Arquitecto Técnico en Valencia

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28 Respuestas a Cómo preparar la carpeta de coordinación de seguridad y salud

  1. Biel 5 abril, 2017 en 17:37 #

    Hola Enrique.

    Como siempre un excelente post, aun así (si me lo permites) debo realizar algunas matizaciones referentes al documento de obligaciones que amablementes adjuntas. (más que nada por si alguien lo usa “a lo bruto” sin adaptación previa). En la página 4, sobre obligaciones de contratistas, subcontratistas y trabajadores autónomos:

    1.- Hace referencia al Aviso Previo a la Autoridad Laboral, si mal no voy, dicho trámite fue derrogado en RD 337/2010.

    2.- El punto c) indica que la empresa contratista entregará “a TODOS los trabajadores de la obra independientemente de su afiliación empresarial, subcontratada o autónoma, los equipos de protección individual….”. No deberia ser cada empresa (principal, subcontratada) quien entregue a sus propios trabajadores los EPI’s?

    En la página siguiente, “10- Control de personal en Obra”, se cita un Pliego de Condiciones Particulares que, “aviso a navegantes”, no forma parte del documento cedido por Enrique.

    Un saludo y un mayor reconocimiento a la labor que realizas compartiendo tu saber y opinión en este blog.

    • Enrique Alario Catalá 7 abril, 2017 en 19:14 #

      Hola Biel, por supuesto que te lo permito, faltaría más, sobretodo con un comentario tan acertado como el tuyo. Gracias por las puntualizaciones, pues yo no las tuve en cuenta a la hora de publicar y se han desactualizado, tendré que volver a compartirlo con la actualización que utilizo en las obras actuales.

      Un saludo y muchísimas gracias por el aporte y la felicitación.

  2. Anónimo 20 septiembre, 2016 en 10:53 #

    Enhorabuena por el trabajo que hay detrás de tu web. Sirve de mucha ayuda a personas que están comenzando en este mundillo. Saludos.

    • Enrique Alario Catalá 21 septiembre, 2016 en 12:46 #

      Gracias, me alegro que sirva, esa es la intención

  3. Begoña 14 julio, 2016 en 13:59 #

    Muy interesante! Pero me quedo con una duda… Esta carpeta que como coordinador te vas creando de la obra
    ¡tiene que quedar en obra o la guardas tú? El Plan y el Estudio de Seguridad y Salud tendrán que estar en obra pero ¿toda esta documentación??

    • Enrique Alario Catalá 15 julio, 2016 en 18:38 #

      Hola Begoña.

      No, esta carpeta es mía, me sirve para organizar la documentación y para poder testear si me falta algo por recopilar, pero es documentación que me guardo yo como coordinador.

      Espero que te sirva, ya me contarás.

  4. Anónimo 14 junio, 2016 en 23:41 #

    En primer lugar, debo agradecerte tu enorme generosidad para compartir tu trabajo y hacer estas ficha, y por toda la información que has querido compartir con pequeños navegantes inquietos con poco tiempo para realizar cosas tan interesantes. En mi caso particular, me acabas de salvar un poco en mi trabajo, porque tenia que hacer como una especie de checklist para todo el tema de las contratas y subcontratas, y no sabia ni por donde empezar! Gracias, ahora tengo un poco de idea de como hacerlo.

    • Enrique Alario Catalá 16 junio, 2016 en 18:51 #

      Me alegro muchísimo que te haya servido, de eso se trata

  5. MC 19 abril, 2016 en 18:50 #

    ¡¡impresionante!!
    No tengo ni idea de este mundo pero creo que con esta fichas tan útiles se podría llevar la documentación (no coordinar porque supongo que se tendrían que tener cursos y mucha experiencia) pero crear una carpeta y llevar la documentación seguro que sí.
    Me ha encantado como lo explicas todo

    • Enrique Alario Catalá 24 abril, 2016 en 17:59 #

      En realidad son parte de la coordinación y se supone que con la titulación de Arquitecto Técnico (o cualquiera de los nombres que le pongan) ya se puede hacer coordinación.
      Me alegro que te haya gustado

  6. Marta 27 octubre, 2015 en 19:13 #

    ¿Como puedo conseguir las fichas, si no tengo facebook ni tweeter?

  7. Daniii 22 mayo, 2015 en 20:15 #

    Interesantisimo post, como todos los que escribes. Aun no e descargado los documentos que mencionas pero seguro me sirven de mucho. Aprovecho a decir que yo ya cuento con algunas fichas tipo para solicitar documentación a las empresas…. por lo que si veo que puedo aportar algo, no dudaré en decirtelo!! un saludo y sigue haciendo que cada vez que te lea me guste mas esta profesión que he elegido.

    • Enrique Alario Catalá 22 mayo, 2015 en 22:20 #

      Genial, no dudes en compartirlo, así mejoramos todos.
      Gracias

  8. Antón 22 mayo, 2015 en 11:26 #

    Gran trabajo, Enrique, sin darme cuenta tu web la consulto muchísimo, es toda una referencia.
    En breve empezaré a poner en práctica la carpeta. He introducido alguna variación como por ejemplo en la N1 Documentación en obra q he metido tambien libro de subcontratación, licencia, libro de órdenes, etc para dejar constancia de que están en obra.
    También he introducido al final una hoja más con un checklist de toda la documentación que he pedido para tener registro de cuando se la pido y cuando me la entregan.

    Un saludo y muchas gracias por tu trabajo.

    • Enrique Alario Catalá 22 mayo, 2015 en 18:12 #

      Genial Antón, muy interesante tu apreciación, tomo nota para incluirlo. Gracias

  9. Nacho 27 abril, 2015 en 13:47 #

    Los que no tenemos ni twiter ni facebook (que ya se que somos muy pocos los raros) ¿cómo podemos conseguir el archivo de excel con las fichas?

    • Enrique Alario Catalá 27 abril, 2015 en 20:37 #

      Hola Nacho, gracias por interesarte. Te lo mando por mail

  10. Fernando Garrido 25 abril, 2015 en 22:38 #

    Excelente, como siempre, Enrique.

    Gracias por tu generosa aportación, me servirá de mucho.

    Saludos
    Fernando Garrido

    • Enrique Alario Catalá 27 abril, 2015 en 10:18 #

      Me alegro que te vaya a servir, de eso se trata.
      Recuerda, si observas alguna mejora o detectas algún fallo, no dudes en comentarlo, se trata de que entre todos lo mejoremos.
      Un saludo y ya me cuentas cómo te ha ido.

  11. Paulino Rivas 23 abril, 2015 en 16:45 #

    Enhorabuena Enrique. Buenísimo el post.

    Recomendable, incluso para los que como yo, no nos dedicamos a las coordinaciones aunque sí a obra.

    Saludos.

    • Enrique Alario Catalá 23 abril, 2015 en 16:50 #

      Me alegro que te guste Paulino. Al final, aunque no te dediques a la coordinación te puede servir también para preparar una carpeta de obra, que también es importante organizar la documentación de obra.

      Gracias por leerlo y un saludo

  12. pher2001 22 abril, 2015 en 8:56 #

    Muchas gracias por plasmar tu modo de trabajo Enrique. Una pregunta, como manejas toda la documentación en PDF, ¿cómo haces para que te firmen los documentos? ¿en el mismo Goodreader?

    Gracias

    • Enrique Alario Catalá 22 abril, 2015 en 9:55 #

      Gracias a ti por compartirlo.

      En cuanto a la pregunta, para gestionar la documentación voy añadiendo los PDF al documento original detrás de la portada que corresponda.

      Las firmas, en caso que tengan que firmar algo, lo hacen en papel. En algunas ocasiones lo escaneo y lo añado al documento, pero en otras ocasiones simplemente hago una anotación indicando dónde se encuentra el documento original firmado.

      Espero que te haya servido tanto la respuesta como la documentación que veo que has podido descargar.

      Un saludo

  13. nachortegac 21 abril, 2015 en 15:22 #

    Un excelente post Enrique, pragmático y con una aportación más que generosa. Merecidísimo el tweet.
    Coincido plenamente con tu apreciación de la incertidumbre a efectos jurídicos y creo que la disparidad de criterios entre los órganos involucrados se debe principalmente al enorme listado de normativa en materia de seguridad, con sus respectivas modificaciones y derogaciones. Soy de la opinión de que hace falta una especie de CTE de Seguridad y Salud que lo unifique todo.
    En relación a la gestión documental, veo que incorporas tu imagen corporativa a los modelos. Yo también pensé incorporar mi logo y estilos a los documentos pero lo acabé descartando porque, entendiendo que varios de los documentos son de obligada justificación por parte de las empresas contratistas, no le veía mucho sentido indicar mis datos como coordinador (en todo caso la empresa podría tener preparado sus modelos, con su logo y datos). ¿Cómo lo ves?

    Nacho Ortega.

    • Enrique Alario Catalá 22 abril, 2015 en 9:40 #

      Muchas gracias Nacho, me alegro que te haya gustado y espero que te sirva. si lo mejoras no dudes en compartir 😉

      Lo del CTE de Seguridad y Salud es una necesidad desde hace mucho tiempo, no se puede tener una normativa tan dispersa y esperar que los afectados por la misma la conozcan toda. Ya costaría si estuviera unificada, así que imagina…

      Lo de poner mi imagen corporativa es porque estos modelos son para trabajo propio, no tienen nada que ver con los que tienen que manejar las empresas, salvo en el listado de documentación y en las obligaciones. Si los modelos los aporta la empresa, pues evidentemente pondrá lo que ella estime oportuno, pero por experiencia, son pocas las que tienen su propia documentación preparada.

      Gracias de nuevo y nos vemos por las redes.

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